In het Bezoekersreglement staan de regels waaraan een bezoeker zich moet houden tijdens bezoek aan het Zeeuws Archief en bij het doen van onderzoek in de studiezaal. Het reglement ligt ook ter inzage bij de receptie en de informatiebalie in de studiezaal.
Voordat u de studiezaal betreedt
Artikel 1
Als u gebruik wenst te maken van de archieven en verzamelingen dient u zich te houden aan de volgende bepalingen:
Bij uw eerste bezoek aan het Zeeuws Archief dient u zich te identificeren door middel van een geldig identiteitsbewijs. U kunt zich identificeren met een paspoort, rijbewijs (voorzien van een foto en niet ouder dan 10 jaar) of een identiteitskaart. Na registratie van uw familienaam, voorletters, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats en land van inwoning, ontvangt u een bezoekerspas. Het beheer van de persoonsgegevens is vastgelegd in het privacyreglement.
Met het ondertekenen van het bezoekersregistratieformulier verklaart u zich te houden aan het Bezoekersreglement Zeeuws Archief.
Indien u zich niet kunt identificeren, dan worden uw persoonsgegevens opgenomen zoals die door u worden verstrekt. Bij uw volgende bezoek wordt u geacht een geldig identiteitsbewijs te tonen. Zo niet, dan kan u de toegang tot de studiezaal ontzegd worden.
Uw archiefpas is persoonlijk, leen hem niet aan een ander uit. Hij verschaft toegang tot de studiezaal en de archiefstukken. Als u uw kaart verliest of wanneer deze gestolen wordt, rapporteer dit dan onmiddellijk aan het Zeeuws Archief. Totdat u dit gedaan heeft, blijft u verantwoordelijk voor het gebruik van de kaart.
Bij ieder volgend bezoek dient u zich met de bezoekerspas te melden bij de medewerker(s) receptie.
Wat u wel en niet mag meenemen in de publieksruimten
Artikel 2
Voor de veiligheid van de stukken en uw eigen gemak mag u slechts die zaken meenemen die onontbeerlijk zijn voor uw onderzoek. Dat houdt het volgende in:
- Jassen, tassen (inbegrepen plastic tassen, aktetassen, damestassen, computertassen, schrijfmappen groter dan A-4) en overige bagage dient u achter te laten in de garderobe en kluisjes.
- Voor het meenemen van enkele persoonlijke spullen (zoals pennen, portemonnee, brilkoker, schrijfblok) naar de studiezaal kunt u gebruik maken van een speciaal hiervoor bestemde tas met daarop het beeldmerk van het Zeeuws Archief. Deze tas is voor 20 eurocent verkrijgbaar bij de receptie.
- Voor het maken van notities mag u slechts pen, potlood of een draagbare computer gebruiken.
- Vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, gummen en puntenslijpers mogen deze voorwerpen niet naar de studiezaal worden meegenomen. Het slijpen van potloden kan bij de informatiebalie geschieden.
- Afgezien van een blindengeleidehond worden huisdieren niet toegelaten.
- Ook mobiele telefoons, etenswaren, rookwaren, snoep, dranken enzovoort zijn niet toegestaan in de studiezaal.
Gedrag in de studiezaal
Artikel 3
De studiezaal is een plaats van onderzoek. Voor de benodigde concentratie is rust en stilte belangrijk. Hou daarom rekening met anderen.
Eten, drinken of roken in de studiezaal is niet toegestaan.
Overleg met anderen dient u buiten de studiezaal te voeren, bijvoorbeeld in het archiefcafé.
Het gebruik van apparaten voor ontvangst, uitzending en/of reproductie van geluid, dan wel voor telecommunicatie (bijvoorbeeld mobiele telefoons) is niet toegestaan.
Omgaan met het materiaal uit archieven en verzamelingen
Artikel 4
Bedenk dat archiefbescheiden en materiaal uit verzamelingen kwetsbaar zijn en dat het ook voor volgende generaties beschikbaar moet zijn.
- Vermijd vouwen of kreuken.
- Gebruik de stukken niet als onderlegger.
- Likken aan of bevochtigen van de vingers bij het omslaan van de bladzijden is niet toegestaan.
- Leun niet op de archiefstukken en zet er geen voorwerpen op.
- Raak de stukken zo min mogelijk met uw vingers aan. De medewerkers van studiezaal kunnen u bij het raadplegen van kwetsbare materialen als kaarten, charters en foto’s verplichten handschoenen te gebruiken. Verwijder geen labels, nietjes of ander bindmateriaal van het archiefstuk.
- Probeer niet losse archiefstukken opnieuw te ordenen.
- Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen.
- Laat de bladen van een archiefstuk niet uitwaaieren.
- Maak geen aantekeningen op de stukken.
- Voeg geen eigen papieren toe.
- Meld elke beschadiging of verkeerd opgeborgen archiefstuk aan het personeel.
- Vermijd kortom alles wat de stukken schade zou kunnen toebrengen en betracht de uiterste zorgvuldigheid bij het raadplegen: u bent zelf verantwoordelijk voor de door u aangevraagde stukken.
Aanvragen, raadplegen, terugbezorgen en reproduceren
Artikel 5
- Het aanvragen van stukken verloopt via de aanvraagterminals.
- U kunt maximaal tien inventarisnummers tegelijkertijd aanvragen. In overleg met de studiezaalmedewerkers kan van deze regel worden afgeweken.
- Op uw tafel mag u maximaal drie inventarisnummers tegelijk raadplegen. Overige stukken worden voor u in de kast achter de inname- en uitgiftebalie bewaard. In overleg met de studiezaalmedewerkers kan van deze regel worden afgeweken.
- U mag geen archiefstukken en/of archiefdozen op de grond neerzetten, wel op het bovenblad van de tafels.
- Originele archiefstukken of originelen uit de verzamelingen mogen uitsluitend in het gedeelte raadpleging originelen worden geraadpleegd.
- Als er scans beschikbaar zijn van het inventarisnummer dat u aan heeft gevraagd, dan kunt u de scans op een computer in de studiezaal raadplegen. Het originele stuk mag u in dit geval niet inzien. Mocht u zwaarwegende redenen hebben om toch het origineel in te willen zien, dan kunt u een schriftelijk verzoek richten aan de directeur van het Zeeuws Archief.
- Na raadpleging dienen de stukken in dezelfde staat en volgorde waarin ze zijn aangetroffen terugbezorgd te worden bij de innamebalie in de studiezaal.
- Voor het gebruik van microfilms en -fiches geldt dat u slechts één microfilm of microfiche tegelijk mag gebruiken.
- U mag geen kopieën maken van originele stukken door middel van overtrekken, fotograferen met flits, fotokopiëren of op elektronische wijze (scannen).
- In overleg met de studiezaalmedewerker is het zelf fotograferen zonder flits toegestaan, maar dan uitsluitend als de te maken foto van het archiefstuk, de prent, de kaart of de foto voor eigen gebruik is.
- Niet gefotokopieerd worden: gebonden archiefdelen dikker dan vijf centimeter; charters (perkament) en andere stukken van perkament en/of zegels; gekleurde afbeeldingen; stukken groter dan A-3 formaat; alle archiefstukken, die materieel niet in goede staat verkeren; boeken die dateren van voor 1900; boeken waarvan de band het niet toelaat.
- Voor het geven van een opdracht tot het laten maken van een (digitale) reproductie kunt u bij de medewerkers studiezaal terecht.
- Van materiaal in zelfbediening (fotokopieën, microfilms en microfiches) kunt u zelf reproducties maken.
Sancties
Artikel 6
- U dient te allen tijde de aanwijzingen van het studiezaalpersoneel op te volgen.
- Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van het studiezaalpersoneel kan aan u onmiddellijk verder verblijf in het gebouw worden ontzegd.
- Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan de directeur u de toegang tot het archief weigeren.
Beroep
Artikel 7
Indien u het niet eens bent met beslissingen van medewerkers die voortvloeien uit dit reglement, dan kunt u schriftelijk in beroep gaan bij het bestuur van het Zeeuws Archief.
Dit reglement, waarvan een exemplaar bij de receptiebalie en de informatiebalie in de studiezaal ter raadpleging aanwezig is, kan worden aangehaald als ‘Bezoekersreglement Zeeuws Archief’.
Vastgesteld te Middelburg, 10 december 1999
Gewijzigd 21 december 2001
Opnieuw gewijzigd 31 januari 2003
Opnieuw gewijzigd 11 juli 2014
Opnieuw gewijzigd 5 januari 2016