Digitaal duurzaam archiveren en aansluiting op een e-depot roepen veel vragen op. Hier geven we een antwoord op de meest gestelde vragen.
Een e-depot is een voorziening waarmee digitale informatie wordt beheerd zodat deze ook over 50 of zelfs 100 jaar nog leesbaar en bruikbaar is.
Als we spreken over een e-depot, dan bedoelen we een systeem van hardware, software voor beheer en toegang en werkafspraken tussen medewerkers van de overheid en het archief zelf.
Sinds 2016 kunnen overheden en particuliere organisaties gebruik maken van het e-depot van het Zeeuws Archief, het Zeeuws e-Depot.
Een documentmanagement systeem (DMS) is zeker geschikt voor het beheren en vindbaar houden van digitale documenten en bestanden over een aantal jaren, maar niet over vele tientallen jaren. Een DMS heeft over het algemeen niet genoeg ruimte voor zoveel data, ook niet voor wat er overblijft na selectie. Daarnaast hebben overheidsorganisaties naast een DMS nog veel andere applicaties waarin informatie gearchiveerd is. Door de snelle ontwikkelingen in de ICT is een DMS maar beperkt houdbaar, terwijl de data ook voor de langere termijn veilig gesteld moeten worden. Tot slot moet de informatie ook door mensen buiten de eigen organisatie, in het openbaar, lang vindbaar zijn. Daar is een DMS ook niet op ingesteld.
Het Zeeuws e-Depot is beschikbaar voor overheden, gemeenschappelijke regelingen en ook voor Zeeuwse bedrijven, organisaties particuliere stichtingen en verenigingen. In alle gevallen dienen de te bewaren bestanden geschikt gemaakt te worden voor overbrenging naar het e-Depot. Daar helpt het Zeeuws Archief graag bij.
Het e-Depot team van het Zeeuws Archief staat klaar om te adviseren over het e-Depot. Neem contact op via info@zeeuwsarchief.nl.
Daarnaast is de Handreiking digitaal informatiebeheer op orde een prima instrument om in beeld te krijgen wat er moet gebeuren inclusief voorbeelden en nuttige documenten. Het is ontwikkeld door Zeeuwse collega’s voor collega’s in Zeeland en daarbuiten.
Gaat het alleen om digitaal aangemaakte documenten en bestanden of ook om gedigitaliseerd materiaal?
Het gaat om alle digitale bestanden die voor langere tijd bewaard moeten worden dus zowel digitaal aangemaakt als gedigitaliseerd. Wel is het zaak om de eventuele relatie met papieren bestanden in een dossier te bewaken door middel van het toekennen van metadata. Cruciaal is dat de informatie in de context waarin het is gevormd, vindbaar blijft.
Jazeker, alle te bewaren informatie zal in het e-Depot worden opgenomen, dus ook digitaal materiaal uit andere applicaties. Het is van belang om van te voren goed te selecteren welke documenten voor opname in het e-Depot in aanmerking komen. Ook dit materiaal zal voor opname in het e-Depot geschikt moeten worden gemaakt, onder meer door het toekennen van metadata.
Metadata of metagegevens zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Metadata zijn eigenlijk gegevens over gegevens: ze vertellen meer over een document of informatie. Lees hier meer over metadata.