Overheden

Het Zeeuws Archief verwerft analoge en digitale archieven van Zeeuwse overheden.

Overheden moeten archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging worden eerst afspraken gemaakt met de toekomstig beheerder. Ook wordt een verklaring van overbrenging opgesteld. Pas daarna gebeurt de feitelijke overdracht. Bij overbrenging verschuift de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden.

Voorwaarden:

  • Het archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn.
  • De overheid moet samen met de archiefdienst een verklaring van overbrenging opstellen. Daarin moet ten minste een specificatie van de archiefbescheiden staan. Een eventueel besluit over beperkte openbaarheid moet er als bijlage bij.

Selectie en vernietiging

De Archiefwet stelt dat overheden verplicht zijn selectielijsten te maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. De selectielijst is de belangrijkste basis voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. Elke overheid is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen. Om tot een goede selectielijst en een goede belangenafweging te komen, is een zorgvuldige procedure nodig.

Heb je een vraag of opmerking?

Neem gerust contact op met Hanneke van Aalst en haar team

Stuur een mail