Leo Hollestelle: ''Ik hoor nooit meer die grap van de stofjas''

Leo Hollestelle is senior archivaris, voor beeld en geluid, collectiebeheer en digitalisering. Hij vertelt over zijn werk in de mooie houten bibliotheek van het Van de Perrehuis. Vlak onder het gouden vaantje met de datum 2000 erop.

“Als je het Rijksarchief van Zeeland beschouwt als voorloper van het Zeeuws Archief dan werk ik hier al bijna eenenveertig jaar. Nooit heb ik de ambitie gehad om weg te gaan, want ik werd steeds uitgedaagd. Ik heb alles gedaan, ben allround, dat is mijn kracht. Ik ben overal inzetbaar en kan de specialisten helpen, maar ook de jonge mensen die hier nieuw binnenkomen. Ik ken het hele proces.

Toen ik in 1985 begon, hadden we een studiezaaltje en moesten mensen naar Middelburg komen. Dan zagen ze boekenkasten en moesten hun vraag stellen aan intermediairs. Er waren wel hulpmiddelen: overzichten, boekwerken, kaartsystemen. Maar het bereik en effect is dan minimaal. De website Zeeuwen Gezocht is ons succesnummer, dat bestaat sinds 2001 en is erg populair. We begonnen al in 1994 met invoeren, samen met vrijwilligers. Je begint met de burgerlijke stand, de trouwregisters. Maar er zitten nu ook bijvoorbeeld gevangenisregisters in en archieven van rechtbanken en weeshuizen. Dat project loopt al heel lang en daar hebben we een goede rol in gespeeld.”

Een tweede identiteit

“In 2002 zijn we begonnen met digitalisering van beeldmateriaal. Eerst met de Zelandia Illustrata van het Zeeuws Genootschap, een prachtige atlas met prenten, tekeningen en kaarten. Daarna zijn we prentbriefkaarten en foto’s gaan digitaliseren. Inmiddels zijn er meer dan 300.000 beelden online te vinden. Van oude Zeeuwse kaarten uit de zestiende eeuw tot de cartoons van Cor de Jonge van de afgelopen jaren.

Stuit je op internet op de tekst ‘afbeelding niet beschikbaar’, dan is het soms iets technisch, dat de koppeling niet goed zit tussen beschrijving en scan. Maar meestal kan de afbeelding niet getoond worden vanwege auteursrecht. In de studiezaal kun je die dan wel inzien. Als we een archief acquireren is dat wel een van de voorwaarden, dat we de rechten krijgen of een licentie voor publicatie. We gaan geen belastinggeld inzetten voor digitaliseren als we geen rechten hebben om het te tonen. En dat werkt goed.

We scannen op aanvraag, maar veel liever digitaliseren we per archief, per blok. Met verzoekjes gaan er hapjes uit een geheel. We willen het gehele proces van digitalisering steeds verder verbeteren, want dat is onze core business geworden. Het publiek verwacht dat ook van ons. Er wordt tegenwoordig gezegd: ‘een archiefstuk bestaat pas als het publiek het online kan zien’, terwijl het misschien ook al eeuwenlang hier in het depot ligt. Maar als je een archiefstuk niet goed voorbereid online zet, dan gaan dingen een eigen leven leiden. Je wil het proces zo optimaal mogelijk inrichten. Een archief is er om te gebruiken. Maar digitaliseren is ook een kans om schade te ontdekken, die eerst moet worden opgelost. Een archiefstuk krijgt een tweede identiteit of verschijningsvorm door digitalisering. Een tweede leven.”

Het herkenbare probleem van digitaal bewaren

“Het is een vraag die ik vaak krijg: ‘als een stuk gedigitaliseerd is, wordt het origineel dan weggegooid?’ En dat is echt geen onlogische vraag. Overheden digitaliseren wel met het doel om te vernietigen. Voor hen zijn papieren archieven een last. Vooral bouwdossiers en bouwvergunningen, van die enorme papierpakketten. Maar hun dienstverlening aan de burger is nu digitaal. Vernietigen kan alleen als je hoge eisen stelt aan digitalisering. Want weg is weg, weggooien is onomkeerbaar.

Ineens is het probleem van bewaren herkenbaar geworden. Ik heb thuis singletjes, cassettebandjes, cd’s en mp3’tjes, van dezelfde artiest, hetzelfde album. En wat doe je dan? Je luistert via streaming. Als ik op feesten en partijen vertel dat ik bij het archief werk, dachten mensen vaak dat het stoffig was, dan kreeg je weer die grap van de stofjas te horen. De opmars van digitalisering heeft erg geholpen, want ik hoor die grap nooit meer. Mensen hebben gezien hoeveel er online staat, over hun leefomgeving en voorouders. Ze hebben er nu een beeld bij. De mooie gevel van het Van de Perrehuis helpt ook zeker mee, qua uitstraling. Maar werkelijk iedereen herkent nu het probleem van digitaal bewaren. Van uitzoeken, mapjes maken, terugvinden. Oude filmpjes, foto’s, harde schijven, back-ups, de cloud. Ik sta nu mensen te adviseren, kan er uren over praten en dan luisteren mensen ook nog. Het is een vak en sinds een jaar of tien vinden mensen dat echt boeiend.”

Juweeltjes

“Wat we van overheden moeten bewaren is wettelijk vastgelegd. Daarop houden inspecteurs toezicht, dat werk heb ik ook gedaan. Maar bij particulieren is het anders. Mensen nemen zelf contact op en komen dan aanzetten met een tas of een doos – is dit iets voor jullie? Soms zitten er juweeltjes tussen: foto’s en glasnegatieven van voor de oorlog. Of iemand uit een boerenfamilie komt met dagboekjes en boeken waarin de oogst werd bijgehouden. Dat is goud. Maar we hebben niet de wettelijke taak om alle ansichtkaarten te bewaren met de Grote Markt van Goes of Middelburg erop.

We willen wel inzicht geven in de Zeeuwse samenleving door de eeuwen heen. Dus is er zeker interesse in archieven van sportverenigingen, kerkgenootschappen, bedrijven en stichtingen, belangrijke families. En als je veel materiaal van voetbalverenigingen hebt, dan gaan we zelf ook actief op zoek naar archieven van tennis- of korfbalverenigingen. Maar het blijft lastig. Hoe help je mensen met kiezen, onderscheiden wat belangrijk is om te bewaren? Ik geloof niet dat wij als sector al een antwoord op hebben op hoe we daar mee om moeten gaan. Voor het archiveren van digitale informatie van particulieren is ook nog geen beleid.”

Twee soorten mensen in één gebouw

“Ineens zijn we vijfentwintig jaar verder, voor mijn gevoel is dat heel snel gegaan. We kregen het e-Depot, inspecties, nieuwe applicaties. En groei van het personeel. We hebben nu twee soorten mensen in één gebouw: IT-mensen en archiefmensen. Dat proces vind ik interessant, hoe vind je elkaar? De oudgedienden gaan nu met pensioen, mensen met wie ik jarenlang heb samengewerkt. Ze worden opgevolgd door hele jonge mensen, zo jong dat je de geboortedatum soms niet gelooft. Zij zijn natuurlijk digitaal veel vaardiger dan de oude rotten. Maar de archivistische manier van denken blijft wel het uitgangspunt. Die helpt om het werk goed en zorgvuldig te doen. Daar krijgen de jonkies coaching en trainingen in: over de vragen achter een archief, wie heeft het gevormd en waarom? Er zit altijd een mens achter, een instelling, een taak, een bedoeling. Er is bewust structuur in aangebracht. Je moet dus ook die informatie en verbanden zichtbaar en doorzoekbaar maken, de relaties, de verzameling als geheel. Mensen kunnen ook steeds vaker handschriften en de beschrijvingen van stukken doorzoeken.

AI is voor mij wel een zorg. Met AI kun je beeld manipuleren en al heb je het origineel veilig fysiek opgeslagen, in een doos in een kast – wat online staat gaat een eigen leven leiden. Als het digitaal is, dan bestaat het origineel niet meer. En privacy is soms lastig. Volgens de wet zijn geboorteakten na honderd jaar openbaar. Maar je hebt ook de AVG en het feit dat mensen langer leven. Dan gaan mensen soms bellen of we de geboorteakte van hun vader of moeder, opa of oma weg willen halen. Maar ze bellen niet als ze dan overleden zijn.”

Samen sterker

“Vijfentwintig jaar later hebben we vele partners en vele taken. We denken na over digitale duurzaamheid en dragen alles goed over aan jonge collega’s. Dat is heel leuk om te doen en dat zie ik echt als een belangrijke taak. Het lijkt wel eergisteren dat we in 1995 nadachten over de ideale efficiënte studiezaal en een droomplaatje mochten schetsen. Maar toen werd dit pand gekozen en kwamen de architecten met futuristische ideeën. Het is een excentriek gebouw met een wow-factor, maar we lopen en sjouwen hier wel wat af. De bereikbaarheid is qua parkeren misschien niet ideaal, maar digitaal zijn we prima bereikbaar.”