In het jaar 2020 en 2021 gaat het Team Inspectie & Advies (I&A) van het Zeeuws Archief een audit op vervanging uitvoeren bij de aangesloten overheden. Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, is het cruciaal dat het kwaliteitsbewustzijn hoog is.
Digitaliseren
Recentelijk werd bij EenVandaag aandacht besteed aan het door archiefdiensten massaal digitaliseren van archiefstukken waarbij vrijwilligers werden ingeschakeld voor het beschrijven hiervan; de zogenaamde Vele Handenprojecten. Het digitaliseren gebeurt echter al langere tijd, zodat publiek op afstand archiefonderzoek kan verrichten.
Maar ook om archiefstukken die vanwege de kwetsbare staat niet ter inzage kunnen worden gegeven toch beschikbaar te kunnen stellen. Denk hierbij ook aan de Metamorfoze-projecten. Metamorfoze is het nationale programma voor het behoud van papieren erfgoed en wordt gefinancierd door het Ministerie van OCW. De realisatie van deze projecten moet aan zeer hoge (technische) eisen voldoen. Hiervoor zijn Metamorfoze richtlijnen opgesteld met als uitgangspunt dat alle visueel zichtbare informatie van een origineel behouden blijft (visueel zichtbaar is) in een digitaal bestand. Er is echter nog een variant van een digitaliseringsslag, veel minder bekend bij het publiek maar minstens zo belangrijk zo niet belangrijker.
Hybride situatie
De papierloze informatiehuishouding is anno 2020 nog niet 100% gerealiseerd. Burgers, bedrijven en/of instellingen corresponderen in toenemende mate digitaal. Desondanks komen dagelijks nog steeds papieren stukken binnen en/of worden ze verzonden. Hierdoor blijft de hybride situatie intact. Er is echter een oplossing, namelijk het vervangen van papieren originelen door digitale reproducties. Dit proces moet uiterst zorgvuldig gebeuren, want in tegenstelling tot een Metamorfoze-project waar het papieren origineel bewaard wordt, is van vervanging pas sprake als het origineel is vernietigd. Ten grondslag aan de vervanging ligt een zogenaamd besluit tot vervanging, dit is een formeel besluit. Ter onderbouwing van dit besluit wordt een Handboek Vervanging opgesteld, daarin worden diverse aspecten beschreven. Denk hierbij aan de reikwijdte van het vervangingsbesluit, het vervangingsproces en de kwaliteitsprocedures en de scaninstellingen.
Audit op vervanging
In het jaar 2020 en 2021 gaat het Team Inspectie & Advies (I&A) van het Zeeuws Archief een audit op vervanging uitvoeren bij de aangesloten overheden. Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, is het cruciaal dat het kwaliteitsbewustzijn hoog is. Het zwaartepunt van deze audit ligt bij het toetsen van het vervangingsproces zoals beschreven in het Handboek Vervanging en de technische beoordeling van de beeldkwaliteit van de scanners. Het laatste vindt het Zeeuws Archief dermate belangrijk dat hiervoor de expertise van het bedrijf Hans van Dormolen Imaging & Preservation Imaging (HIP) wordt ingezet.
Testen op scanners
Door het objectief meten en beoordelen van de beeldkwaliteit van de scanners kan de mate van informatiebehoud inzichtelijk gemaakt worden. Het objectief meten en beoordelen wordt uitgevoerd met technische testkaarten en beeldbeoordelingssoftware. Het Team I&A is door HIP getraind in het uitvoeren van de testen op de scanners. Op locatie worden van de scanners, die voor vervangingsdoeleinden gebruikt worden, testbestanden gemaakt. In principe worden 3 vellen gescand, een wit, een zwart en een speciale testkaart. Het witte vel om te zien of het volledig wordt gescand maar ook of er mechanische sporen etc. van de aandrijfrollen zichtbaar zijn. Zo ja, dan moet dit eerst worden opgelost. Als er met potlood een aantekening op het witte vel is gemaakt, wordt het ook duidelijk of dit zichtbaar is op de scan. In feite is een eerste beoordeling van de beeldkwaliteit dus al mogelijk. Het zwarte vel kan eventueel stof aantonen, met andere woorden de lenzen van de scanner zijn niet schoon. Zo ja, dan moet dit eerst worden opgelost. Als er geen stof of mechanische sporen zijn geconstateerd, dan mag pas de kostbare speciale testkaart gescand worden. Hiermee kun je onder- of overbelichting, de kleurechtheid etc. aflezen, dit kan namelijk slechts ten dele met het blote oog. De testbestanden worden naar HIP gestuurd, waar een uitgebreide (technische) beoordeling plaats vindt. Dit komt in een rapport waarvan een conclusie kan luiden dat de scanapparatuur wel of niet geschikt is om in te zetten bij het vervangingsproces.
Handboek vervanging
Parallel aan de beoordeling van de scanners vindt een audit op het vervangingsproces aan de hand van het Handboek Vervanging plaats. In feite een toetsing van de beschreven werkwijze in de praktijk. In een rapportage worden alle bevindingen, conclusies en aanbevelingen vastgelegd. Het Zeeuws Archief ziet regelmatig dat een jaarlijkse of tweejaarlijkse check wel in het Handboek staat, maar deze door de overheden niet uitgevoerd wordt. Bij vervanging is het lot van het papieren origineel de papierversnipperaar en daarom is de uitvoering van de audits zo belangrijk.
