De openbare akten van de burgerlijke stand van Schouwen-Duiveland zijn vanaf 14 november 2012 via scans online te raadplegen. De digitalisering is het resultaat van een samenwerking tussen het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland te Zierikzee en het Zeeuws Archief te Middelburg. Het gaat om 84.000 scans van 173.095 openbare akten vanaf het jaar 1811.
De akten van de burgerlijke stand zijn onmisbaar bij het doen van onderzoek naar voorouders en het samenstellen van een stamboom. Zij zijn de objectieve weergave van persoonlijke gebeurtenissen van lief & leed.
Invoering burgerlijke stand
De invoering van de burgerlijke stand betekende dat de gegevens van iedere inwoner op een gestandaardiseerde manier werden vastgelegd. Daartoe werd een nieuwe ambtenaar aangesteld, de ambtenaar van de burgerlijke stand. Geboorte, huwelijk, echtscheiding en overlijden worden sindsdien in het gemeentehuis bijgehouden, in de registers van de burgerlijke stand. De invoering van de burgerlijke stand begon in het zuiden van het land. In Zeeland was dat in Zeeuws-Vlaanderen in 1796 en in Vlissingen in 1808. De overige delen van Nederland volgden in 1811.
Pas na een bepaalde periode worden de akten openbaar. Bij geboorteakten is de termijn 100 jaar, huwelijksakten 75 jaar en overlijdensakten 50 jaar.
Helena Boot (1893-1978), dochter van Johannes Boot en Pieternella Evertse, en Krijn Berrevoets (1896-1974), zoon van Matthijs Berrevoets en Krina Saaman, in 1932. Zeeuws Archief, Genealogisch Centrum Zeeland, Fotocollectie, nr 51.
Detail van de huwelijksakte van Krijn Berrevoets en Helena Boot, gehuwd te Zierikzee 18 oktober 1929.
Scans inzien en aanschaffen
Stamboomonderzoekers kunnen voor de scans van de openbare akten terecht op de websites van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland en het Zeeuws Archief. Naast inzien is het mogelijk de scans in de vorm van een digitaal bestand te kopen.
Veel informatie uit de openbare akten van de burgerlijke stand was dankzij de inzet van vele vrijwilligers al toegankelijk gemaakt. De scans van de akten geven echter extra informatie, bijvoorbeeld over de getuigen bij een huwelijk.
Zowel informatie uit de akten als scans van de akten zijn in te zien in op de websites van:
> het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland: www.schouwen-duiveland.nl/Inwoner/Gemeentearchief (Zoeken in de collectie > Nadere toegangen)
> het Zeeuws Archief: www.zeeuwsarchief.nl en www.zeeuwengezocht.nl
> Archieven.nl: www.archieven.nl
De landelijke genealogische website WieWasWie (www.wiewaswie.nl) toont alleen informatie uit de akten, niet de scans.
Werkwijze
Digitaliseren is in theorie eenvoudig, maar de praktijk is weerbarstiger. In 2009 werd een begin gemaakt met het digitaliseringsproject. Het ‘scan-klaar’ maken van de akten, het scannen en het koppelen van de scan aan de informatie van de bijbehorende akte gebeurde achtereenvolgens in het Zeeuws Archief.
Allereerst werd een keuze uit de bestaande exemplaren gemaakt. Bij het opmaken van een geboorte- overlijdens of huwelijksakte worden namelijk twee exemplaren opgemaakt: een exemplaar dat bij de gemeente blijft, en een exemplaar dat voor de zekerheid bij het Zeeuws Archief wordt bewaard. Gekozen werd voor de laatste. De exemplaren bij het Zeeuws Archief waren, in tegenstelling tot de gemeentelijke akten, niet over meerdere jaren ingebonden en dus gemakkelijker te scannen.
Informatie over de doodsoorzaak
Bij het gereedmaken van de stukken voor digitalisering bleken vooral de overlijdensakten vaak verrijkt te zijn met los toegevoegde bijlagen, die extra informatie geven, bijvoorbeeld over de doodsoorzaak. Deze bijlagen werden ook gescand en bij de betreffende akte gevoegd.
Vervolgens werd de bestandsnaam van elke scan gekoppeld aan de reeds ingevoerde gegevens van de bijbehorende akte. Daarna werd een export van de data gemaakt voor het archiefbeheersysteem van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland.
Scans van andere Zeeuwse gemeenten
Het Zeeuws Archief wil graag scans van alle openbare akten van de burgerlijke stand van Zeeland beschikbaar stellen via internet en is in gesprek met andere Zeeuwse gemeenten over een volgend digitaliseringsproject.