‘We zijn nu allemaal informatiebeheerder geworden en beslissen zelf wat we met onze appjes, mails en sms’jes doen.’ Hoe ga je daarmee om? Die vraag stond centraal bij de privacybijeenkomst ‘Persoonsgegevens in archieven: werk aan de winkel!’ die op 24 mei 2022 werd gehouden in de raadzaal van het Stadskantoor in Middelburg.
Het is voor het eerst dat het Zeeuws Archief een bijeenkomst over privacy organiseerde. De ruim vijftig aanwezigen bestonden uit de partners van het Zeeuws Archief en andere Zeeuwse overheidsinstellingen. Hannie Kool-Blokland, directeur van het Zeeuws Archief: ‘Mensen denken bij een archief alleen aan papier, maar het gaat om alles waar informatie in opgeslagen ligt. Ook appjes, mails en sms’jes vallen onder informatie en moeten dus mogelijk opgeslagen worden.’
Gerrit-Jan Zwenne, hoogleraar Recht en de Informatiemaatschappij aan de Universiteit Leiden, sprak over de wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voordat er archief gevormd wordt is het namelijk al belangrijk om te kijken wat er wel en niet bewaard mag worden. ‘Bij het verwerken van persoonsgegevens moet hier een grondslag voor zijn.’ De informatie mag daarbij niet voor een ander doel gebruikt worden. Zwenne: ‘De Belastingdienst mag bijvoorbeeld naar het salaris vragen om belasting te kunnen heffen. Maar deze informatie mag niet gebruikt worden om scheefgroei tegen te gaan.’
Hannie Kool vindt het belangrijk om te benadrukken dat privacy van belang is voor iedereen: overheden moeten hun archieven immers actief openbaar gaan maken. ‘Het gaat dus ook om persoonsgegevens. Privacybescherming staat bij iedereen hoog op de agenda, maar daarmee moet er ook aandacht zijn voor de risico’s.’ Hierbij doelt Kool op de risico’s van het omgaan met persoonsgegevens. Door samenwerkingen tussen overheden worden er ook veel gegevens uitgewisseld. Actieve beleidsvorming voorkomt dat niet duidelijk is welke keuzes gemaakt zijn in het wel en niet openbaar maken van persoonsgegevens.
Het Zeeuws Archief helpt bij deze beleidsvorming, heeft oog voor de risico’s en denkt mee aan de voorkant. Daarnaast helpt het overheden bij de bewustwording en het daadwerkelijk toepassen van beleid. Kool: ‘”Werk aan de winkel” lijkt een makkelijk te delegeren term, maar je kunt het niet op het bordje van de ander leggen. Dit gaat iedereen aan.’