Nieuwe toegangspoort tot dé bronnen over het Zeeuwse verleden

Gegevens uit de archieven en collecties van het Zeeuws Archief zijn sinds september 2011 verzameld in één database. Alle databestanden, met uitzondering van de bibliotheek-gegevens zijn hierin ondergebracht. Vanuit deze database worden de archieven en collecties door het Zeeuws Archief beheerd en via internet vind- en doorzoekbaar gemaakt. Een bewuste keuze die veel voordelen biedt.

Sinds het openen van de deuren van het Zeeuws Archief in 2000 is er veel gebeurd op digitaal gebied. Archivaris Leo Hollestelle somt op: “In het eerste jaar begonnen we met een website, daarna volgden databestanden met persoonsgegevens (2001), met beeldmateriaal (2002), met de toegangen op archieven en collecties (2004) en de bibliotheekcatalogus. Deze databases werkten ieder met een eigen programma en waren via verschillende websites te raadplegen. De persoonsbestanden (burgerlijke stand, doop-, trouw- en begraafregisters, enz.) werden verzameld in het programma ISIS, terwijl het beeldmateriaal (foto’s, kaarten, prenten en tekeningen) werd ondergebracht in het programma Atlantis, en de archieftoegangen (archiefinventarissen en gidsen) in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.

In april 2010 kreeg het Zeeuws Archief een nieuwe website. Daarmee werd het mogelijk om met één zoekactie de verschillende databases tegelijk te doorzoeken, maar het bleven vier verschillende databanken.”

Eén programma, één database

De oude toegangspoort van de voormalige bierbrouwerij De drye Tonnnekens in Middelburg geeft sinds 2000 het publiek toegang tot dé bronnen over het Zeeuwse verleden. In de poort een collage van, v.l.n.r., een doopakte, een kadastrale kaart, een akte van de burgerlijke stand en een portretfoto.
De oude toegangspoort van de voormalige bierbrouwerij De drye Tonnnekens in Middelburg geeft sinds 2000 het publiek toegang tot dé bronnen over het Zeeuwse verleden. In de poort een collage van, v.l.n.r., een doopakte, een kadastrale kaart, een akte van de burgerlijke stand en een portretfoto.

Begin 2011 werd het besluit genomen alle databestanden, met uitzondering van de bibliotheekgegevens, te gaan beheren met één programma en daarmee in één database onder te brengen.
Hollestelle: “We kozen voor MAIS-Flexis van De Ree archiefsystemen uit Groningen. Dit archiefbeheerssysteem gebruikten we al voor het beheer van onze archieftoegangen. Gedurende dit jaar hebben we de persoonsbestanden vanuit ISIS en de beeldbestanden vanuit Atlantis geconverteerd naar MAIS-Flexis. Een intensieve klus, want het betreft meer dan 7 miljoen persoonsgegevens en 40.000 beeldbestanden.

Archieven.nl

Bezoekers van de website www.zeeuwsarchief.nl doorzoeken nog steeds met één zoekopdracht al onze bestanden, inclusief onze bibliotheek en website. Alleen worden nu minder databases doorzocht. Het resultaatscherm geeft de treffers uit: website, bibliotheek, archieven, personen en afbeeldingen. De resultaten voor de laatste drie categorieën zijn dus afkomstig uit de database van de website Archieven.nl. Deze website is van De Ree archiefsystemen uit Groningen, de leverancier van Mais-Flexis.

Via Archieven.nl zijn archieven en collecties van heel veel Nederlandse archiefinstellingen doorzoekbaar. Wil je alleen zoeken in die van het Zeeuws Archief, dan verfijn je je zoekopdracht eerst door onder archieven en collecties te kiezen voor Zeeuws Archief .”

ZeeuwenGezocht.nl

Voor het raadplegen van de persoonsbestanden houden we ook de populaire website www.zeeuwengezocht.nl in de lucht, inclusief de informatiepagina’s. Het verschil is alleen dat de gegevens nu uit de database van Archieven.nl komen. En er is nog een uiterlijk verschil: Zeeuwen Gezocht heeft een nieuw gezicht gekregen, passend bij de website van het Zeeuws Archief.

“Zeeuwen Gezocht heeft een nieuw gezicht gekregen, passend bij de website van het Zeeuws Archief.”

Ook voor de beeldbank had de overgang naar Archieven.nl een verandering in petto. Hollestelle licht toe: “De benaming Zeeland in Beeld is verleden tijd. Met de nieuwe beeldbank kunnen we in principe alle beeldobjecten uit onze archieven en collecties tonen en daarbij zitten ook afbeeldingen die niet direct op Zeeland betrekking hebben. In de toekomst zal de beeldbank dus veel meer soorten afbeeldingen gaan bieden.

Overzicht van bestanden, de websites waar ze te raadplegen zijn en het programma waarin ze beheerd worden.
Overzicht van bestanden, de websites waar ze te raadplegen zijn en het programma waarin ze beheerd worden.

Voordelen

Welke voordelen biedt de nieuwe situatie aan de bezoekers? Leo Hollestelle: “Het duurt nog enkele maanden voordat die voordelen zichtbaar worden, maar het resultaat mag er zijn. Als je straks zoekt op een één of meerdere woorden of namen, en je krijgt als treffer bijvoorbeeld een beschrijving van een archiefstuk waarin melding wordt gemaakt van een foto in de beeldbank, dan kun je die foto direct oproepen.

Verder wordt het mogelijk om van een persoon in Zeeuwen Gezocht niet alleen de geboorte- of huwelijksakte te vinden, maar ook diens portret in de beeldbank. Zo wordt de samenhang tussen de verschillende bronnen veel duidelijker voor de onderzoekers. Want uiteindelijk zijn alle soorten gegevens die wij via internet presenteren te herleiden tot de 17 kilometer archiefstukken, dé bronnen over het Zeeuwse verleden, die wij als Zeeuws Archief beheren”.

Lees meer over de databestanden op www.zeeuwengezocht.nl en zeeuwengezocht.blogspot.com.