In 2015 hebben wij samen met de provincie Zeeland de eerste e-Depot pilot in Zeeland uitgevoerd.
In een periode van ruim zes maanden hebben de provincie Zeeland en het Zeeuws Archief ervaring opgedaan met het selecteren, gereed maken, invoeren en weer terugvinden van digital born materiaal in het Zeeuws e-Depot. Er is gewerkt met twee dossiers uit het project ‘Aanpassing turborotonde N254 te Middelburg’. Belangrijkste leer- en ervaringspunten, die ook landelijk van belang zijn
- Inhoudelijk: waar zitten de hobbels in de applicaties Corsa en AutoCAD. Er is in de pilot een basis gelegd voor een structurele oplossing daarvan.
- Ervaring met metadata standaarden als TMLO en ToPX2. Het gaat dan vooral om het ‘mappen’ van de beschikbare metadata in de dossiers met wat nodig is om de informatie op te nemen in het e-Depot.
- De provincies hebben mede op basis van deze pilot besloten gezamenlijk een toepassingsprofiel te maken voor hun organisaties.
- Relationeel: ervaring en kennis over de werking van een e-Depot en de inkijk in elkaars organisatie en werkwijze.
- Inzicht in inzet en kosten. Er is een rekenmodel opgesteld waarmee de inzet en kosten van deze pilot inzichtelijk zijn gemaakt. Hiermee is tevens het rekenmodel van de Archieven van het Noorden gevalideerd.
“Met deze pilot is digitaal archiveren op de agenda gezet binnen de provincie”
— Jasper van Bochove, hoofd Informatie en Automatisering (I&A) van de provincie Zeeland, tijdens de presentatie van de pilot, 19 mei 2016