De aansluiting op het Zeeuws e-Depot gaat in 10 stappen. De eerste applicatie of set dossiers doorloopt alle 10 stappen, alle volgende hebben enkel nog de laatste zes stappen nodig. Iedere organisatie stelt in overleg met het Zeeuws Archief een eigen aansluitplan op.
1. Startgesprek
Wij lopen samen met u globaal de inrichting en staat van uw informatiehuishouding door en lichten het aansluitproces nader toe. We bespreken de criteria waar een aansluitplan aan moet voldoen, wie er bij het aansluittraject betrokken zullen zijn en maken afspraken voor het vervolg. Vanuit beide organisaties wordt een stuurgroep gevormd die bestaat uit het verantwoordelijke afdelingshoofd en de beide projectleiders. Deze houdt verloop en voortgang van het aansluittraject in de gaten. Het is goed mogelijk dat we twee ‘startgesprekken’ nodig hebben om alles op een rijtje te krijgen.
Het Zeeuws Archief schrijft op basis hiervan een voorstel voor het vervolg inclusief een haalbare planning.
Omdat dit de start is van een intensief traject dat we samen in gaan, worden nu ook afspraken gemaakt over de bijbehorende inzet en kosten. Deze worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst maar u kunt ook kiezen voor deelname in de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief. We informeren u graag over de consequenties van beide type overeenkomsten.
2. Quickscan (informatieanalyse)
Samen met uw informatiespecialisten inventariseren we het applicatielandschap om erachter te komen in welke systemen en applicaties uw organisatie informatie wordt opgeslagen. Waar wordt de informatie bewaard? Om hoeveel informatie gaat het? Wat is de staat van de informatie (welke metadata zijn aanwezig, of is alles compleet?). Deze stap biedt een verdieping van het Zeeuws-brede onderzoek dat in 2017 is uitgevoerd.
Het Zeeuws Archief analyseert de resultaten en schrijft een advies dat de basis vormt voor een aansluitplan, inclusief criteria en kosten.
3. Aansluitplan opstellen
Met de resultaten van de quickscan en het adviesdocument gaat we nu gezamenlijk een aansluitplan opstellen. Daarin nemen we op welke informatie, in welke systemen u binnen een periode van bijvoorbeeld vier jaar laten opnemen in het e-Depot, en wat moet er allemaal worden gedaan om dit te bereiken.
4. Vaststellen aansluitplan
Het aansluitplan wordt zowel binnen uw organisatie als bij het ZA op managementniveau vastgesteld. We spreken formeel af dat we dit plan gaan uitvoeren
5. Inrichten projectorganisatie
Dit is een voorwaardenscheppende stap. Betrokken medewerkers worden vrijgemaakt of getraind.
6. Voorbereiding impact analyse
Uw organisatie levert een representatieve set informatieobjecten met metadata, die door het Zeeuws Archief worden geanalyseerd. Indien nodig worden afspraken gemaakt met de leverancier(s) van de betreffende applicatie(s).
7. Impactanalyse
Doel is het verkrijgen van inzicht in de noodzakelijke vervolgstappen richting “goede geordende en toegankelijke staat” van de op te nemen informatieobjecten. Er kunnen sessies plaatsvinden met de leverancier(s) van betreffende applicatie(s), er wordt een systeemmapping op het TMLO opgesteld en de mogelijkheden van export uit de betreffende applicatie worden getest en eventueel aangepast.
8. Uitvoeren proefopname
Samen voeren we een proefopname uit. We doorlopen het volledige proces: van identificatie van de informatie tot en met opname in het Zeeuws e-Depot met een beperkte set informatie objecten. Zo weten we of het allemaal werkt of dat er nog wat punten zijn om te verbeteren.
9. Overeenkomst sluiten: GR of DVO
Zodra de proefopname is gelukt en we het samen eens zijn over de werkwijze, leggen wij die vast in een overeenkomst. Dat kan in een dienstverleningsovereenkomst ( DVO) maar u kunt ook kiezen voor deelname in de gemeenschappelijke regeling met het Zeeuws Archief. We informeren u graag over de consequenties van beide type overeenkomsten.
10. Opstellen verklaring van overbrenging
Net als bij analoge informatie, moet ook bij de overbrenging van digtale informatie een verklaring van overbrenging worden opgesteld. Deze bevat een beschrijving van de informatie, de looptijd van het archief en eventuele beperkingen die aan de openbaarheid zijn gesteld.