Het Zeeuws e-Depot is niet alleen een technische voorziening maar omvat een logisch werkproces.
Het Zeeuws e-Depot is gebaseerd op het Open Archival Information System Reference Model (OAIS). Het Zeeuws Archief beheert een eigen e-Depotapplicatie van het Britse Preservica.
Tekenaar Elco van Staveren van Denkschets heeft de onderdelen van het e-Depot in beeld gebracht. We lichten de verschillende onderdelen hieronder kort toe.
SIP
De afkorting SIP staat voor Submission Information Package. Dit is het geheel van archiefbestanden en bijhorende metadata in een formaat dat leesbaar is voor het e-Depot. Een SIP kan worden ingevoerd in het e-Depot.
Ingest
Ingest is het proces waarbij de bestanden en metadata in de SIP worden gecontroleerd (virussen, bestandsformaten) en na goedkeuring worden opgenomen in het e-Depot.
Administration
Administration staat voor het beheren en bewerken van de in het systeem opgeslagen metadata.
Preservation Planning
Preservation Planning bevat de systemen, procedures en eventuele andere hulpmiddelen die ervoor te zorgen dat de opgeslagen bestanden en metadata ook echt duurzaam toegankelijk zijn en blijven.
Preservation
Preservation is het behoud van digitale informatieobjecten, eventuele omzetting naar nieuwe bestandsformaten en dergelijke.
Storage
Storage is de duurzame opslag van de archiefbestanden.
Datamanagement
Datamanagement regelt het beheer van de metadata van de archiefbestanden en het bijhouden van de handelingen of events die op de archiefbescheiden en metadata zijn toegepast.
Access
Access voorziet in het toegang geven tot de opgeslagen informatie, waar nodig voorzien van autorisaties als delen van de informatie nog niet openbaar zijn.