Het is belangrijk dat overheidsarchieven goed toegankelijk, volledig en betrouwbaar zijn. Niet alleen voor de betreffende overheid zelf, maar ook voor de burger die op zoek is naar bepaalde informatie én – op termijn – voor ons cultureel erfgoed. Het Zeeuws Archief houdt daarom toezicht op de manier waarop overheden hun informatiebeheer hebben georganiseerd en denkt mee bij het oplossen van inrichtingsvraagstukken.
Dat doet het Zeeuws Archief vanuit verschillende rollen, die zijn vastgelegd in de Archiefwet. Deze rollen zijn:
- Provinciearchivaris van Zeeland
- Gemeentearchivaris van
- Middelburg
- Veere
- Kapelle
- Terneuzen
- Vlissingen
- Schouwen-Duiveland
- de gemeenschappelijk regelingen die een van bovenstaande gemeenten als centrumgemeente hebben
- Waterschapsarchivaris voor het waterschap Scheldestromen
Onderzoek, overleg en verbeterplan
Eén keer in de twee jaar voert het Zeeuws Archief een onderzoek uit naar de staat van de informatiehuishouding bij deze overheden. Hierbij wordt aandacht besteed aan de kwaliteit van het informatiebeheer, de knelpunten en eventuele risico’s. Het eindrapport bevat ook aanbevelingen voor verbetering van het informatiebeheer.
Vervolgens stellen overheden een verbeterplan op dat een vast onderdeel vormt van het periodieke overleg tussen overheid en Zeeuws Archief. Dit is het zogenaamde TIO of Tactisch Informatieoverleg. Er is ook een overlegvorm op strategisch niveau, het SIO of Strategisch Informatieoverleg.
Naast de tweejaarlijkse onderzoeken vinden er onderzoeken plaats die zich richten op één aspect van de informatiehuishouding. Een onderdeel van de toezichthoudende rol is het controleren van de vernietigingslijsten. Het gaat hierbij om informatie die op grond van een selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging.
Voor overheden die niet bij het Zeeuws Archief zijn aangesloten, kan het Zeeuws Archief een onderzoeks- of adviestraject uitvoeren.
Team Inspectie en advies
Het team dat namens de provincie-, gemeente- of waterschapsarchivaris de werkzaamheden uitvoert bestaat uit:
- Annelies Kolijn, inspecteur
- Tessie Schepman, inspecteur
- Kees de Ridder, senior informatiebeheerder
- Stefan Schrier, projectleider/adviseur digitale archivering