Nadat in kwartaal vier van 2025 een onderzoek heeft plaatsgevonden naar het informatiebeheer bij de griffie, presenteerde het Zeeuws Archief begin juni de resultaten van de themainspectie.
Het informatiebeheer van de griffies bij zes gemeenten, waterschap en provincie stond in deze inspectie centraal. Tijdens de eindbijeenkomst werden de overheidsorganisaties bijgepraat en werden ze aan het werk gezet. Het onderzoek is uitgevoerd in samenwerking met DOCFactory.
Het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om naast de reguliere key performance indicators (KPI-onderzoeken) ook themainspecties uit te voeren. Hierbij krijgt één onderdeel van het informatiebeheer gelijktijdig bij alle aangesloten overheden bijzondere aandacht. De overheidsorganisaties hebben een vragenlijst ingevuld en een interview gehad met een inspecteur van DOCFactory. Ook heeft er een bureauonderzoek plaatsgevonden. Hieruit zijn rapporten voortgekomen, waarvan de vier hoofdlijnen in de eindbijeenkomst zijn besproken.
Griffie
In 2002/2003 is er bij de invoering van het duale systeem een scheiding ontstaan tussen de ambtelijke organisatie en de griffie. De Archiefwet is echter niet gedualiseerd, waardoor de verantwoordelijkheid van archivering onder het college valt. Dit is niet altijd goed bekend, waardoor er weinig zicht op is vanuit de ambtelijke organisatie. Bij waterschappen is er geen sprake van een gedualiseerd systeem, maar zijn er wel belangrijke besluitvormingsprocessen waar informatie wordt gecreëerd.
Hoofdlijnen
Uit het onderzoek bleek dat er meestal onvoldoende afstemming is tussen de griffie en ambtelijke organisatie over toekomstige overbrenging naar het Zeeuws e-Depot. Daarbij is er meer aandacht voor videotulen nodig. Zonder die afstemming komt de duurzame bewaring van de informatie in het geding. Ten tweede zijn werkprocessen niet altijd voldoende schriftelijk vastgelegd. Voor de continuïteit en de verantwoording is dat een risico als het informatiebeheer onvoldoende blijkt te zijn. Ten derde ontbreken structurele kwaliteitscontroles regelmatig, waardoor fouten of onvolkomenheden onopgemerkt blijven en er niet op tijd bijgestuurd kan worden. Ten slotte is er meervoudige opslag geconstateerd, zodat er onduidelijkheid is over welk stuk origineel en over te brengen is. In de rapporten zijn naast de vier hoofdlijnen nog specifieke aanbevelingen gedaan.
Terugkommiddag
Tijdens de terugkommiddag werden de resultaten van het onderzoek met de overheidsorganisaties gedeeld. Na ontvangst en welkom door Tom van Slooten, archivaris van het Zeeuws Archief, presenteerde Peter Glebbeek, coördinerend senior adviseur van DOCFactory, de hoofdlijnen uit de rapporten.
In het tweede deel van de middag werkten de deelnemers in groepen aan een workshop. Aan de hand van de hoofdlijnen dachten de groepen na over het verbeteren van de informatiehuishouding.
