Rob van der Zwaag: “Iedereen zag die vernieuwingsslag”

Rob van der Zwaag was burgemeester van Veere tot januari 2023 en bekleedde deze functie zeventien jaar. Hij was ook een enthousiast ambassadeur van een Zeeuws e-Depot bij het Zeeuws Archief. Vanaf het prille begin zag hij de waarde in van samen optrekken. Met zijn enthousiasme, gedreven team van ambtenaren en de medewerkers van het Zeeuws Archief, zorgde hij er mede voor dat het e-Depot aansloeg bij alle Zeeuwse gemeenten.

Hoe blijft digitale informatie ook in de toekomst beschikbaar?
Het Zeeuws Archief werkt sinds 2015 aan de ontwikkeling van een digitaal depot voor het bewaren, beheren, preserveren en beschikbaar stellen van digitale archieven; het Zeeuws e-Depot.
Zo’n digitaal depot moet het informatiebeheer garanderen volgens de wettelijke eisen waar overheden aan moeten voldoen. Net zoals het Zeeuws Archief dat met de analoge archieven doet.

Rob van der Zwaag ambassadeur Zeeuws e-Depot — Rob van der Zwaag, ambassadeur Zeeuws e-Depot

Rob van der Zwaag: “Overheden hebben een wettelijke taak om informatie te behouden en toegankelijk te maken. Ik was voorzitter van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten en wij moesten digitalisering aankaarten in onze Algemene Vergadering. Maar iedereen ging alle kanten op. Hannie Kool-Blokland, de toenmalige directeur van het Zeeuws Archief, wilde een presentatie geven voor het bestuur. Maar het leek mij slimmer om dit eerst ambtelijk goed voor te bereiden. Anders zou elk bestuurslid er misschien een hele andere invulling aan gaan geven.”

Zeeland als één grote gemeente

“Ik wist via mijn eigen ambtenaar dat er bij alle andere ambtenaren een grote behoefte bestond om samen te werken. In Zeeland zijn we eigenlijk één grote gemeente, je hebt elkaars hulp gewoon nodig. Een digitaal archief is echt zo’n dossier waarbij je als sologemeente niet verder komt, waarin je samen moet gaan opereren. Toen kwam er dus een ambtelijk stuk in de vergadering van de portefeuillehouders. Die zat ik voor, het viel goed. Er was wel wat weerstand, maar meer vanuit het besef dat je niet met dertien gemeenten in één keer over kunt gaan. Dat moest over de jaren verspreid worden. En elke gemeente bleef zelf verantwoordelijk voor de input, je leverde niets in qua zelfstandigheid of verantwoordelijkheid. We hadden zo een lijst met een werkbare volgorde voor de digitalisering. Elke paar jaar zou er een nieuwe gemeente aansluiten.

Toen belde ook de directeur van het Nationaal Archief, want die had gehoord wat we aan het doen waren. Hoe krijgen jullie dat voor elkaar, was de vraag: wij proberen dit in elke provincie te promoten en in Zeeland werd het heel snel opgepakt en omhelsd. De crux was volgens ons dat je het via je ambtenaren moest aanvliegen, want die snappen de kracht van samenwerking. En werken vanuit de inhoud, wat het voor voordelen brengt. Er waren landelijk wel verschillen in de aanpak: wij hadden wel vijftien parameters (richtlijnen) vastgesteld voor digitalisering, hoewel er maar tien verplicht waren. In Zeeland hebben we veel energie gestoken in overeenstemming, in dezelfde eisen en dezelfde systemen.”

Van archiefwerk naar informatiebeheer

“Vroeger was een archivaris een man of vrouw met een stofjas aan, ergens in een kelder, met papieren dozen. Nu is het een man of vrouw die vooraan in de processen staat. En dan moet je samen na gaan denken over je data: hoe sla je het op, hoe hou je het toegankelijk? Je gaat van archiefwerk naar informatiebeheer. Vroeger liep je met een doos naar beneden, dat gaf je af en zij regelden het daar wel voor je. Dat is allang niet meer zo. De instructies die we met elkaar maakten waren heel belangrijk: hoe werk je aan stukken en hoe kun je alles terugvinden? Weg van de persoonlijke mapjes en dat is best moeilijk als je al twintig of dertig jaar zo werkt.

Ik had destijds ook de portefeuille ICT en dan weet je dat databeheer ook om veiligheid gaat, om de wet openbaar bestuur. Als je denkt ‘ach het heeft geen haast’ dan loop je vast in je eigen brei. Dat zag je bijvoorbeeld bij ruimtelijke ordening, toen we alle bestemmingsplannen gingen digitaliseren en wat voor werk dat was. Dat is jarenlang op verschillende manieren gegaan en op veel te veel plekke bewaard. Het reclamepraatje is altijd dat je gaat besparen. Maar eerst moet je investeren. En als je die beslissingen tien jaar uitstelt dan heb je een nog veel groter probleem en kost het nog meer geld. Dan moet je een dure, zure inhaalslag maken.”

Niet in de gordijnen

“Het was echt pionieren. Je loopt constant tegen nieuwe dingen aan en daar moet je wel van houden en tegen kunnen. Natuurlijk waren er tegenslagen, loopt het niet altijd zoals je wil. Maar dan was de boodschap: we moeten er dooheen, we gaan niet bij de pakken neerzitten. En het lukte, want we hadden er allemaal voordeel bij. Het was half zwaan kleef aan, half stug doorgaan. En wat ook altijd werkt in Zeeland: als iemand anders een succes viert dan groeit het ‘mokokè’, dat wil ik ook hebben. Het hielp zeker mee dat er een mooi nieuw gebouw was bij het Zeeuws Archief en een nieuwe organisatie. Iedereen zag die vernieuwingsslag. Dus toen er een goed voorstel kwam, gedragen door de ambtenaren van alle dertien gemeenten, kon geen wethouder of burgemeester dat meer afblazen. Het is gegaan vanuit de inhoud, van onderop, heel open. Ik kon ook altijd heel goed brainstormen met mijn team en het Zeeuws Archief: zo pak je dit ambtelijk het beste aan, zo doe je dit politiek zonder mensen in de gordijnen te jagen. We leunden goed op elkaar.”

Niet wachten tot iets klaar is

“De grote fout die in grote ICT projecten vaak gemaakt wordt, zeker bij de rijksoverheid, is dat je alles in één keer wil. Dat alles goed moet zijn en liefst zo groot en overstijgend mogelijk. Maar je kunt niet gaan zitten wachten tot iets ‘klaar’ is, want dit werk is nooit af. Ga dus niet wachten en pak het in delen op. Bij het e-Depot is dat ook: het aanleveren hoefde niet in één keer en het was al helemaal niet de bedoeling dat iedereen tegelijk zou overstappen. In Veere deden we steeds losse ICT projecten, bezien van wat inwoners het liefste zouden willen. Zo waren we één van de eerste gemeenten waar je zelf digitaal je trouwdatum uit kon kiezen, stellen maakten daar 100% gebruik van. Bij elk project deden we interne try-outs, zodat de burgers er geen last van hadden. En met onze nieuwe kennis hielpen we ook andere gemeenten: steeds losse projecten vanuit dienstverlening, rustig aan, goed uitgetest. Dan maak je het behapbaar en hou je de moed erin. Als er maar vernieuwing en vooruitgang in gaat zitten. En het belangrijkste kapitaal zijn dan echt je ambtenaren, je werknemers. Die zijn je grootste asset.

Je moet ook wel bestuurlijk lef hebben. Zo van ‘jongens, we gaan!’. Niet roekeloos, maar stap voor stap, met geloof in je medewerkers. En in Zeeland hadden we een bijzondere situatie dat ook de provincie en het waterschap bij het overleg aanschoven, zodat er geen verborgen agenda’s waren. Als je de techniek gezamenlijk oppakt dan tast je ook geen bestaande structuren aan. En het mooie was ook dat het Zeeuws Archief al flink aan het digitaliseren was, dus mensen konden ook zelf als burger ervaren wat dat allemaal al opleverde.”

Familiefilmpjes digitaliseren

“De meeste mensen staan er niet bij stil hoeveel werk het was, en is. Standaardiseren, toegankelijk maken en houden. Veel mensen gaan met hun oude videobanden naar een mannetje en die gaat ze dan digitaliseren, zodat je samen die oude familiefilmpjes kunt blijven kijken. Dat is veel werk – kun je nagaan hoeveel werk er dan gaat zitten in één miljoen overheidsdossiers. Dat is gigantisch. En de technologie gaat al jaren razendsnel.
Toen ik burgemeester was riep ik thuis wel eens tegen mijn kinderen ‘jongens waar is mijn pen’? En zij: ‘huh, een pen?’. ‘Ja, om een brief te ondertekenen’. ‘Huh, een brief?’. Wij hebben vier jongens en altijd staat hun telefoon op stil, want bellen is ouderwets. Maar zij reserveren en regelen alles met hun telefoon en leggen heel veel vast.
Deze generatie stapt nu de werkvloer op en zal nieuwe vragen stellen over bewaren en toegankelijkheid. En waarschijnlijk ook nog steeds de vragen waar wij mee te maken hadden: wat bewaar je, hoe bewaar je dat? En dan gaat het niet meer om megabytes maar om terrabytes”.