Hoe een archief documenten voor de ‘eeuwigheid’ bewaart

Ron van Maanen, senior informatiebeheerder

Je kunt thuis al het nodige vooronderzoek verrichten via de computer of je doet dat ter plaatse in de studiezaal. Maar in beide gevallen is er al heel wat werk verricht door de medewerkers van het archief. Bezoekers staan daar niet altijd bij stil. Want wat gebeurt er achter de schermen van een archief?

Archieven zijn toegankelijk gemaakt via inventarissen of bijvoorbeeld via indexen op persoonsnamen. Veelal is dit alles ook op het internet beschikbaar via de eigen website van het archief of via www.archieven.nl. Maar met het beschrijven van archiefstukken houdt het niet op. Net zoals je de kozijnen van een huis verft om het hout tegen de weersomstandigheden te beschermen, doen ook wij aan materiële verzorging. Je wilt thuis geen rottend hout en wij willen geen gescheurde of beschimmelde archiefstukken in ons depot hebben!

Een van de belangrijkste voorwaarden is het hebben van een archiefbewaarplaats met klimaatvoorziening. Het mag niet te droog maar ook niet te vochtig, niet te warm en niet te koud zijn. Speciale software stuurt constant het klimaat bij. Daar hoeven wij niet veel aan te doen. Maar daar blijft het niet bij.

Archiefstukken worden ook ontdaan van de zogenaamde hecht- en bindmiddelen als nietjes, paperclips en elastiekjes. De eerste twee hebben de neiging om te roesten en de laatste drogen uit én erger nog, de restanten blijven aan het papier plakken. Plakband heeft ook van die nare eigenschappen. De naam verraadt het al: het plakt. Ook plakband heeft na verloop van tijd de neiging om of uit te drogen óf, en dat is vele keren erger, als het ware op te lossen in een vieze substantie. In het eerste geval blijven bruingekleurde plekken achter, in het tweede geval een substantie die veel beter plakt dan het originele plakband! Een ramp omdat dit nauwelijks te verwijderen is, behalve dan met aceton of soms met een warme föhn.

De archiefstukken kunnen ook gewoon vies zijn. Met speciale sponzen wordt het papier schoon ‘geboend’ (=droog reinigen) en het vuil weggeveegd met zachte borstels of met speciale stofzuigertjes.

Het meest vervelende is schimmel, die ook de gezondheid van de medewerker ernstig kan aantasten. Gammastraling of vergassen moet dan voorkomen dat de schimmel actief blijft of wordt.

Een deel van de materiële verzorging doen wij zelf. Wij gebruiken zuurvrije en weekmakersvrije verpakkingsmaterialen als mappen, dozen en omslagen. Voor kaarten, tekeningen en prenten gebruiken we vaak Melinex. In plaats van een ballpoint wordt met potlood geschreven om vlekken door lekkende inkt te voorkomen. Kleine scheurtjes en dergelijke worden in eigen beheer gerepareerd. Als het niet anders kan, wordt het werk uitbesteed aan een restauratie-atelier. Hier worden de grote (re) scheuren gerepareerd, ontbrekende delen/gaten aangevezeld of versterkt bijvoorbeeld met Japans papier.

Dus wanneer je de volgende keer op de studiezaal komt en je krijgt een brief verpakt in blauwgekleurd papier of een charter (brief op perkament) in een soort doorzichtig plastic (Melinex) dan weet je nu waarom.