Hanneke van Aalst: “serendipiteit moet blijven bestaan”

“We zijn hard aan het innoveren. Hoe ga je om met al die digitale archieven, hoe zorg je ervoor dat je de principes die je toepast op papier ook kunt toepassen op digitaal? En hoe ga je ervoor zorgen dat mensen die iets zoeken antwoord krijgen op hun vraag, ongeacht of het uit een analoog of een digitaal archief komt?

Het kadaster bestaat bijvoorbeeld nog steeds, ononderbroken sinds 1832. En met de notulen van de staten van Zeeland en de videotulen van nu hebben we vierhonderd jaar notulen achter elkaar. Dat vind ik fantastisch.

Wij moeten die verbanden blijven leggen, zorgen dat bezoekers vinden waar ze nieuwsgierig naar zijn. Door schotten weg te halen.”

Hanneke van Aalst is archivaris en was als afdelingshoofd van het Zeeuws Archief zestien jaar verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het Zeeuws e-Depot. Sinds 1 januari is ze aan de slag gegaan als strategisch adviseur innovatie & ontwikkeling.

In haar kantoor staat een oude computer, een Compaq. “Deels voor de grap, omdat ik van het e-depot ben. Maar het komt toch ook nog voor dat je floppy’s of diskettes moet uitlezen.”

Zeeuws e-Depot

Het Zeeuws e-Depot is ontwikkeld vanuit een landelijke samenwerking. “Ik ben in 2009 begonnen en in 2012 begonnen we er serieus werk van te maken. We zagen dat het nodig was om onze Zeeuwse overheden bewust te maken van de noodzaak om iets te gaan regelen voor hun digitale informatie. Daarvoor hebben we toen een Zeeuwse samenwerking opgezet, met Rob van der Zwaag als ambassadeur binnen het netwerk van de Zeeuwse overheden. Hij speelde een belangrijke rol en voerde goede gesprekken met vele bestuurders. Alle overheden van Zeeland hebben toen de intentie uitgesproken om aan te sluiten, op een moment dat het hen uitkomt. Sluis en Kapelle zijn net nieuw aangesloten, met Reimerswaal zijn we in gesprek. Op de Bevelanden is een gemeenschappelijke regeling, die doen veel samen. Maar ze profiteren wel van wat we voor Borsele en Kapelle doen.”

Techniek is maar een klein stukje

Het Zeeuws e-Depot is een complex geheel met vele onderdelen: techniek, beleid, opslag, programmatuur. “Om te zorgen dat de informatie die je in huis hebt geraadpleegd kan worden, zolang als nodig is, door degenen die daarbij mogen. Sommige informatie is eeuwig en voor iedereen. Andere alleen voor ambtenaren, met allerlei gradaties. Digitale informatie is kwetsbaar: voor je het weet heb je iets weggegooid of een verkeerde versie bewaard. Techniek is maar een klein stukje van het e-Depot, het gaat vooral om al die mensen die hier bezig zijn, samenwerken, elkaar helpen, nieuwe dingen bedenken. Het gaat ook niet alleen maar over informatie die wij beheren, het betreft ook de informatie die nog bij overheden aanwezig is. Het Zeeuws Archief heeft zich ontwikkeld als kennisinstituut op dit gebied.”

Het werk is gigantisch veranderd in vijfentwintig jaar tijd en tegelijkertijd ook weer niet.

Hoe heeft Hanneke haar werkzaamheden zien veranderen? “We hebben een eigen restauratieatelier en weten hoe je met papier moet omgaan. We doen nog steeds onderzoek en delen die kennis, maar er is een status quo. Digitaal werken is echter iets dat we nog maar heel kort doen. De grote schaal kwam pas in de jaren negentig, met bijvoorbeeld dds.nl, de digitale stad. Het werk is gigantisch veranderd in vijfentwintig jaar tijd en tegelijkertijd ook weer niet. Wat ze hier deden in het jaar 2000 doen we voor een groot deel nog steeds, met hetzelfde papier. Beschrijven, een plek geven, opslaan. Goed beheren, zorgen dat het klimaat op orde is en het papier niet beschimmeld raakt. Zorgen dat er geen muizen bij kunnen en dat mensen er met hun vingers vanaf blijven als ze er niet aan mogen komen. En als ze dat dan toch doen, dat die vingers schoon zijn.”

Het gaat niet om IT, maar om de mensen

“In de archiefwet staat dat overheden verplicht zijn om hun archieven in duurzaam toegankelijke staat te houden en te brengen, zodat hun primaire processen goed worden ondersteund. Dat ze kunnen vinden wat ze nodig hebben, als ze het nodig hebben. Dat ze verantwoording afleggen aan de samenleving. En dat wat bewaard wordt ook geschikt wordt gemaakt voor historisch onderzoek. Toezicht daarop houden is ook een belangrijke taak van het Zeeuws Archief, waarin we overheden steeds weer wijzen op hun archief- en informatiebeheer.

Toen ik hier begon deden we vrijwel niets aan inspectie. Nu hebben we daar een volwassen afdeling voor en doen we ons best om overheden ook op dat vlak goed te helpen. Het gaat niet om IT, het gaat om de mensen. Dat iedereen weet wat haar taak is. En dat het juiste goed bewaard wordt. Als je dat goed geregeld hebt, dan wordt het een stuk makkelijker om die archivering goed te regelen. Dan snap je waarom dingen zorgvuldig moeten gebeuren, waarom bepaalde mails in het archief moeten.

We bewaren alles ook voor de mensen die na ons komen en moeten ons bewust zijn wat we aan het doen zijn, elke dag.”

“Die wortels kun je hier onderzoeken. Hoe we ons ontwikkeld hebben, waarom bijvoorbeeld Walcheren er nu zo uitziet: dat kun je allemaal terugvinden in het archief.”

Rechts ingehaald door de realiteit

“Soms word je ook gewoon rechts ingehaald door de realiteit: dan komt er ineens een coronacrisis en wil je dat iedereen thuis gaat werken, via Zoom of Teams. En als mensen daarin samenwerken ontstaat er vaak een nieuw archief, naast alles wat je al had: papieren dossiers, e-mailboxen, Sharepoint, Teams. Dat is vragen om problemen. Wij helpen instanties om daar beter over na te denken: wat gebruik je waarvoor, welke kansen en valkuilen zijn er? Welke eisen moet je stellen aan leveranciers van die computerprogramma’s?”

Kabels doorknippen

Veranderingen volgen zich in een steeds sneller tempo op. Wat voor effect heeft dat? “Dat zorgt ervoor dat je constant moet blijven nadenken: wat we bedacht hebben, klopt dat nog steeds met wat er nodig is? En het is ook politiek. We willen gegevens goed opslaan, maar ze knippen elke maand kabels door in de Noordzee. Dan wil je belangrijke gegevens toch liever op het Europese vasteland bewaren. Ik denk zelfs dat we er naartoe moeten om ook lokaal een kopie te bewaren. Dat kost extra geld, maar je hebt maar één archief. Het wordt er niet leuker op, maar het is wel erg boeiend allemaal. Ook hoe we omgaan met smartphones en AI. Mensen behandelen ChatGPT als Google en denken dat ze echte zoekresultaten krijgen. Maar die kunnen ook compleet verzonnen zijn. Hoe verhouden wij ons daartoe, met een kritische en open blik?

We zijn met z’n allen het onbekende in gesprongen. We omhelzen het. En hier bij het Zeeuws Archief volgen we het zo kritisch als maar kan. En gaan we met elkaar in discussie. Niet jezelf begraven onder een steen en denken ‘het zal allemaal wel, ik ga lekker Middeleeuwse stukken zitten lezen’.”

Nadenken over energie

Hoe zie je de toekomst? “We zijn in ieder geval druk bezig met het aansluiten van nog meer gemeentes bij het e-Depot. Om elkaar verantwoordelijk te houden en te ondersteunen. Een andere belangrijke taak is nadenken over energie. We hebben de klimaatinstallatie beneden in de kelder door een algoritme veel zuiniger gemaakt. Maar het is een lastige discussie, want wat weegt zwaarder? Ik vind het voortbestaan van de aarde essentieel, maar ook het voortbestaan van een democratisch gecontroleerde overheid. Ik denk niet dat je het één tegen het ander zou moeten wegstrepen, maar onbeperkt energie blijven gebruiken kan ook niet. Dus moet je op zoek naar andere manieren om data te beheren en daar wordt volop onderzoek naar gedaan.”