Waarschuwing: ga nooit voetstoots uit van de opgave van anderen dat een plank ‘één meter’ is, meet het altijd zelf na. De legborden in de oude stellingen in het Rijksarchief bleken 0,97 cm te zijn, en die in later geleverde stellingen 1,03 cm. Dit lijken kleine verschillen, maar vooral grotere archieven kunnen hierdoor na een verhuizing kleiner of – wat aanzienlijk vervelender kan uitpakken – groter in omvang worden.
(uit het handboek voor archivarissen, geschreven door Angelique Groenewegen en Hans Schwartz)
Hoe verhuis je niet één maar drie archieven? Het was een kolossale uitdaging voor Angelique Groenewegen, hoofd beheer en exploitatie, toen ze kwam werken voor het Zeeuws Archief.
“Ik ben in december 1996 begonnen bij het Rijksarchief in Zeeland, toen waren de beslissingen voor het nieuwe pand genomen en in 1997 die voor de fusie met de gemeentearchieven van Middelburg en Veere. Directeur Roelof Koops van het Rijksarchief was onze bouwpastoor, zo noemden we hem ook graag. Eerst zouden we op de Kousteensedijk terecht komen maar toen werd een ruil voorgesteld met de rechtbank: zij daar naar toe, wij naar het Van de Perrehuis. Het Rijksarchief was uit de Abdij gegroeid en nu moesten we wéér naar een pand met allerlei niveauverschillen. Het was wel een basisvoorwaarde dat alles bereikbaar moest zijn met een lift, zodat de archiefstukken met karretjes vervoerd konden worden.”
Dat mensen goed hun werk kunnen doen
“Ik kom uit Monster, uit het Westland. Eerst werkte ik voor de gemeente Den Haag en daarna solliciteerde ik op deze baan. Ik woonde in Zoetermeer en vanaf september 1997 reisde ik naar Middelburg vanuit Bergen op Zoom. Toen ik solliciteerde op de functie van hoofd bedrijfsvoering had ik eerlijk gezegd totaal geen beeld van de archiefwereld. De functie leek me gewoon heel leuk en goed bij me passen: zorgen dat de randvoorwaarden kloppen, dat mensen goed hun werk kunnen doen. Dus werd ik aangenomen, zonder archiefinhoudelijke achtergrond. En nu werk ik hier al bijna 29 jaar en krijg ik voldoende mee van de inhoud, ook om als MT-lid goed mee te kunnen beslissen.”
De hoofdschakelaar uitzetten
“In januari 2000 zijn de medewerkers van het Rijksarchief in Zeeland en de gemeentearchieven Middelburg en Veere gelijktijdig gestart in het nieuwe pand van het Zeeuws Archief. Voor iedereen dus een nieuwe situatie. Dat was voor mij wel een uitdaging: dan zit je opeens met dertig man in een nieuw gebouw, dat tegelijkertijd oud en nieuw is. Zonder huismeester. Ik heb het pand toen heel goed leren kennen, tot en met het uitzetten van de hoofdschakelaar. Dat zou nu echt niet meer mogen. En toen waarschijnlijk ook niet, maar vooral in de eerste jaren moest je vaak improviseren.”
Allemaal blanco
“Er zijn heel veel veranderingen geweest de afgelopen 25 jaar. Toevallig had ik net de jaarrekening van 2000 voor mijn neus, toen hadden we 26,7 FTE (fulltime medewerkers). Nu bijna 55 en werken we met 70 mensen. Bij de fusie had het Rijksarchief Zeeland de meeste medewerkers: 25, Middelburg vijf en Veere één. En het leuke was dat we allemaal blanco in dit nieuwe pand kwamen. Dat heeft wel geholpen, dat je allemaal moest uitzoeken hoe het werkte. Dat schept meteen een band.”
Zestienhonderd lades
“De verhuizing was een enorme klus. Roelof Koops, directeur, concentreerde zich echt op het gebouw, hoe alles eruit moest komen te zien. Ik heb me vooral tegen de verhuizing aan bemoeid als projectleider. We hadden een werkgroep gemaakt met collega’s die goed beslissingen konden nemen – wat is verstandig om waar neer te zetten, hoe pak je de verplaatsingen aan? En dan moet het ook nog met de verhuizer goed gaan. Een grote uitdaging was bijvoorbeeld het verhuizen van de tekeningladekasten: zestienhonderd lades met tienduizenden afbeeldingen, prenten, tekeningen en kaarten. We wilden niet dat die lades eruit zouden moeten, dus vroegen we alle potentiële verhuizers daar slimme oplossingen voor te bedenken. Daar hebben we uiteindelijk ook de verhuizer op uitgekozen.”
Allemaal aparte archiefruimtes
“We hadden in totaal drie maanden de tijd, want we wilden op 1 januari 2000 over en open zijn. Tijdens de verhuizing kon er niets geraadpleegd worden, terwijl dat wel een wettelijke plicht is, om openbaar toegankelijk te zijn. Als archief zijn we zes weken dicht geweest, maar we hadden wel een plan dat we bij belangrijke stukken konden komen als dat nodig was. De archieven van Veere kwamen uit vele dorpen met allemaal aparte archiefruimtes. Dat was een extra uitdaging, dat je alles op de juiste plek had staan, dat je het ook weer terug kon vinden.”
Schoon Schip
“Eerst moet je weten wat je hebt en waar je aan toe bent. Actie Schoon Schip hebben we dat genoemd. Wat is er nog rommelig, wat is er niet genummerd? Bij het Rijksarchief waren ze al jaren bezig om alles goed te verpakken, zodat het aan alle vereisten voldeed. Maar het blijft natuurlijk maar een planning waar je mee werkt. We moesten ervoor zorgen dat alles van een basale toegang was voorzien. En in het laatste jaar voor de verhuizing zijn alle nog niet verpakte archieven en losse stukken in uniforme dozen verpakt.”
Nog geen buienradar
“Het waren héél veel dozen. En je moet maar hopen dat het niet gaat regenen. Er was destijds nog geen buienradar, dus de verhuizers moesten goed aangeven wat ze zouden doen als er slecht weer was. We hadden een expeditieruimte achter zo’n rolluik, de dozen moesten tot daar droog aankomen. Archieven horen op achttien graden en vijftig procent luchtvochtigheid bewaard te worden, dat is de ideale situatie zoals die voorgeschreven is in de archiefregeling. Maar bij een verhuizing ga je toch aan de wandel met je archiefstukken en dan moet je maar afwachten hoe dat uitpakt in de depots. Je moet alles even stabiliseren, maar het is gelukkig goed gegaan. Waarschijnlijk ook omdat onze nieuwe depots ondergronds zaten, met weinig schommelingen. De verhuismap met het draaiboek heb ik nog steeds hier in de kast staan. We hebben onze ervaringen gedeeld in een artikel voor het handboek voor archivarissen. Dat heb ik samen met Hans Schwartz -archivaris en nog steeds collega- geschreven, hij was inhoudelijk heel sterk. De verhuizing was uiteindelijk een week eerder klaar dan gepland. Zelfs met een lift die heel veel kuren had.”
Met een paar klikken toegang
“Vanaf het jaar 2000 kreeg technologie ook een andere rol. We onderzochten voor de verhuizing wat je in welk depot zet: wat veel geraadpleegd wordt zet je in het bovenste depot van de drie. De drie archieven moesten samen in een collectiebeheersysteem komen, zodat de archiefstukken ook weer gevonden konden worden als ze werden aangevraagd op de studiezaal. Daarna kwam de digitalisering. Het echt publiceren van scans was de volgende stap. Dat je op de website met een paar klikken toegang hebt tot het materiaal en ook het origineel kan zien, dat kwam daarna. Nu kun je zelf in het collectiebeheersysteem aangeven welke stukken je gescand wil hebben. Toegankelijkheid, open data, AI, het zijn belangrijke ontwikkelingen. En dan zou het eigenlijk niet meer uit moeten maken of je bij het archief in Friesland zoekt of in dat van Zeeland. Afbeeldingen beschikbaar maken blijft lastig, door auteursrecht en portretrecht. Maar we digitaliseren ze toch: dat is goed voor het behoud van je collectie, want daarna hoef je die stukken niet meer fysiek uit de depots te halen en kunnen ze ook op de studiezaal geraadpleegd worden. Daar is ook echt meer te vinden dan online.”
Achter de balie
“We zijn steeds gegroeid, professioneler geworden. Daar heeft het gebouw zeker aan bijgedragen, aan de uitstraling en de positie die we innemen als Zeeuws Archief. En we zijn nog steeds bezig met verbeteringen. Steeds zijn er van die omslagpunten, onder het motto ‘te groot voor het servet, te klein voor het tafellaken’. De eerste anderhalf jaar was ik degene die het gebouwd deed, maar ik zorgde ook voor de jaarrekening en de begroting. Ik deed HR, en als de receptioniste ziek was zat ik ook nog wel eens achter de balie. Nu zijn er veel meer taken en functies, behalve een HR-adviseur hebben we bijvoorbeeld ook een datascientist in dienst die onderzoekt wat we kunnen met open data en AI en hoe je zaken kunt verbinden met elkaar. Je bent tegelijkertijd in het verleden en in de toekomst bezig. En de complete samenleving verandert: het digitale, gebruiksgemak. Alles gaat sneller en je moet je er allemaal toe verhouden.”
Geen koekjesfabriek
“Hopelijk hebben we in 2026 eindelijk een nieuwe archiefwet. En we werken gestaag verder aan het Zeeuws e-Depot. Alle gemeentes hebben intentieverklaringen uitgesproken om samen te werken en ze sluiten nu één voor één aan. Een proces voor de lange termijn. Je merkt soms wel in gesprekken met ambtenaren dat het werk weleens lastig voor te stellen is: we zijn geen koekjesfabriek of een schoonmaakbedrijf. Je moet toch een bepaalde commitment aangaan met elkaar, je kunt niet zeggen ‘we doen dit vier jaar en daarna stappen we eruit’.”
Mensen zijn veel beter voorbereid
“We zijn faciliterend voor overheden en particulieren, voor onderzoekers, studenten en schrijvers. Maar we gaan niet zelf al die verhalen schrijven. We geven wel aandacht aan actuele, vaak complexe vraagstukken: denk aan het slavernijverleden. We beheren archiefstukken en stellen ze beschikbaar, zodat mensen zelf onderzoek kunnen doen en zelf kunnen schrijven. We doen niet aan interpretatie maar archivarissen en archiefassistenten helpen wel als er vragen zijn. Je merkt dat mensen veel beter voorbereid langskomen dan tien jaar geleden. Dan hebben ze de basale dingen zelf op internet gevonden, maar lopen ze toch vast. Wij helpen dan in hun zoektocht: waar zou je meer informatie kunnen vinden?”
Duizenden bezoekers
“Toen we open gingen in 2000 hebben we een speciale open dag georganiseerd. Ik denk dat ik die dag wel tien rondleidingen heb gegeven. En dat deden we dan met tientallen collega’s: we hebben die dag duizenden mensen rondgeleid. Waaronder veel buurtbewoners, die na al die overlast met eigen ogen wilden zien wat er van gemaakt was. Als Zeeuws Archief zijn we zowel oud als nieuw, geopend en gesloten: Het nieuwe gedeelte is toegankelijk voor publiek, het Van de Perrehuis niet, want het is ons kantoor. Het is wel open tijdens Open Monumentendag en af en toe voor een speciaal evenement. Dan komen er nog steeds honderden mensen kijken.”
Het boudoir van Madame
“De eerste tien jaar na de opening waren pittig. Maar ik ben nog steeds superblij met de mensen en met de werkomgeving: ik kijk uit op de Lange Jan vanuit een prachtig herstelde roze stijlkamerkamer, ooit het boudoir van Madame. Jaren geleden hebben we de hele etage ingericht eens ingericht als museum. Hier stond toen even een hemelbed, in de grijze kamer vond je een grote eettafel met ook het servies uit die tijd. Het was heel leuk om de achttiende eeuw te laten herleven in een tijdelijke tentoonstelling. Ik besef dat ik een unieke werkplek heb en dat ik ook gewoon heel leuk werk doe. Met veel plezier, nog steeds na meer dan vijfentwintig jaar. Ik heb me hier nog nooit hoeven te vervelen. Op het moment dat je denkt ‘nu ga ik even op mijn lauweren rusten’, dan komt er wel weer iets onverwachts en boeiends. Het is veel dynamischer dan mensen denken, ook in de bedrijfsvoering.”
25 jaar Zeeuws Archief
Het Zeeuws Archief bestaat in 2025 vijfentwintig jaar.
We blikken terug met verschillende betrokkenen.
