Directeur Zeeuws Archief neemt afscheid
Maar liefst 36 jaar werkte hij in het archiefwezen in Zeeland. Hij was 32 jaar toen hij werd benoemd tot rijksarchivaris. In zijn lange loopbaan heeft hij de metamorfose van het archiefwezen mede vorm gegeven. Van de van oudsher naar binnen gekeerde overheidsorganisatie naar de publieksgerichte, culturele erfgoedinstelling van nu. Naar buiten treden en samenwerken staan hoog in zijn vaandel. ‘Meer mogelijk maken’ is zijn credo. Roelof Koops gaat juni 2010 met pensioen.
Een late roeping, zo omschrijft Roelof Koops zijn keuze voor de archieven. Hij studeerde geschiedenis in Leiden met als hoofdvak nieuwe en nieuwste geschiedenis en als bijvak Ruslandkunde en sociaal-economische geschiedenis. Altijd was hij ervan uitgegaan dat hij ging lesgeven “zoals negentig procent van de studenten geschiedenis”. Totdat hij als bijverdienste inviel voor een docent geschiedenis op een scholengemeenschap in Amstelveen. “Een rampzalige ervaring”, vat Koops samen. “Ik was helemaal uitgeput als ik terug kwam. Ik had een paar tweede en derde klassen havo en mavo en die kinderen hebben het idee dat de klas van hen is, en het eindexamen nog ver weg. Vrijheid blijheid is hun motto.” Vol optimisme probeerde Koops zijn eigen ervaring uit het Montessori-onderwijs toe te passen op de scholieren die klassikaal onderwijs gewend waren. “Op een gegeven moment vlogen de leerlingen als warme broodjes uit de klas. Ze waren niet meer te handhaven.” Hij moest bij de rector komen en kreeg coaching, maar de liefde voor het onderwijs was behoorlijk bekoeld.
Over de drempel van een archief
Pas in het vijfde jaar van zijn studie zette Koops een voet over de drempel van een archief. Het bezoek aan het gemeentearchief Leiden maakte indruk, maar in de rol van assistent van een lector Scandinavische letteren sprong de vonk echt over. “De lector, mevrouw De Vrieze, schreef voor het jubileum van de universiteit Leiden een artikel over de band tussen Holland en Zweden ten tijde van de regering van koningin Christina. Ik kreeg opdracht mij eerst in te lezen en daarna onderzoek te doen naar de aanwezigheid van handschriften in de verzamelingen van de universiteitsbibliotheken van Leiden en Amsterdam”. Tijdens het onderzoek vond Koops het onderwerp voor een van de twee afstudeerscripties: “een ruzie tussen twee kooplieden die politiek werd uitgespeeld en die de diplomatieke betrekkingen verstoorde. Ik las de brieven van een diplomaat, de stadhouder, de raadpensionaris, – ik volgde briefwisseling na briefwisseling. Toen zat ik echt binnen in het archief.”
Via Brabant en Holland naar Zeeland
Met het schrijven van de afstudeerscriptie kwam het archiefwezen in beeld als potentiële werkgever. Koops informeerde naar de mogelijkheden bij een huisgenoot. Op zolder van zijn studentenhuis Oude Vest 35 had het neefje van de toenmalige algemeen rijksarchivaris een kamer. “Om op de archiefschool te komen diende je een sollicitatiegesprek te hebben met de directeur, dat was toen Eric Ketelaar, en je moest een stageplaats vinden. Ik wilde bij een rijksarchiefdienst stagelopen want dan verdiende je een salaris en had je uitzicht op een vaste baan.” Het gesprek bij Ketelaar ging goed, al gaf hij Koops wel de tip zich wat beter te verkopen. “U moet niet steeds vertellen dat iets niets voorstelt”, gaf hij hem mee. Voor de stageplaats had Koops zijn voorkeur voor de rijksarchieven in Holland en Brabant opgegeven. “In Brabant ben ik opgegroeid en in Holland heb ik gestudeerd.” Het werd Zeeland. “Ik had nooit bedacht dat er daar een rijksarchief kon zijn. Ik was er ooit eenmaal geweest, tijdens een fietstocht in mijn middelbare schooltijd, en ik herinnerde me alleen het vlakke land en de tegenwind.” In Middelburg had hij een gesprek met rijksarchivaris Piet Scherft. Hij maakte een positieve indruk maar Scherft vond wel dat hij nog weinig van de Zeeuwse geschiedenis wist en dat hij moest worden bijgespijkerd in de rechtsgeschiedenis. Koops kreeg de baan.
Gelijk hebben en gelijk krijgen
Op 27-jarige leeftijd werd Koops chartermeester en hoofd externe dienstverlening bij het rijksarchief in Zeeland. Tegelijkertijd volgde hij een opleiding tot hoger archiefambtenaar aan de archiefschool in Utrecht.
Middelburg vormde een wereld van verschil met Leiden. “Ik was terecht gekomen in ‘het Bureau’ van Voskuil. Met aparte handdoekjes op de toiletten voor de heren archivarissen.” Er stond veel te veranderen in de archiefwereld.
Het bleek allemaal minder indrukwekkend te zijn dan ik van te voren dacht.
De arbeidsverhoudingen binnen Zeeland en tussen Zeeland en Den Haag wijzigden sterk. Voorheen was er geen hiërarchie tussen de algemeen rijksarchivaris en de provinciale evenknie. “Opeens werd de algemeen rijksarchivaris doorgeefluik naar het ministerie. Directeur Scherft respecteerde dat niet en kreeg een conflict met de algemeen rijksarchivaris.” Het meningsverschil liep zo hoog op dat Scherft Koops benoemde tot zijn officiële plaatsvervanger om zelf niet de verplichte landelijke vergaderingen van rijksarchivarissen bij te hoeven wonen. “Een leerzame ervaring”, vond Koops de vergaderingen. “Het bleek allemaal minder indrukwekkend te zijn dan ik van te voren dacht.” Eigenlijk was Scherft een uitstekende leermeester voor Koops. “Hij liet zien hoe het moest en vooral hoe je sommige dingen juist niet moest doen. Scherft was iemand die nooit vergeet. Hij was uiterst rechtvaardig en eerlijk, maar hij was zo rechtlijnig dat hij mensen gauw tegen zich in het harnas joeg. Hij had heel vaak echt gelijk, maar tussen gelijk hebben en gelijk krijgen zit een groot verschil. Eigenlijk moet je soms niet gelijk willen krijgen, want dan snijd je in je eigen vingers.”
Eén van de eerste opdrachten was het maken van een inventaris van het 25 meter lange archief van het weeshuis en armenzorghuis van Aardenburg. Ook kreeg Koops de opdracht tentoonstellingen te maken. Dat was tegen de zin van de algemeen rijksarchivaris, maar daar trok Scherft zich niets van aan. “Wij waren een van de eerste rijksarchieven met een expositiezaaltje met zelfs klimaatbeheersing.” Koops had het naar zijn zin. Hij maakte exposities over 100 jaar het Kanaal van Gent naar Terneuzen, 100 jaar kweekschool, Zeeuwen in de wereld en “één van de leukste” 100 jaar Stoomvaartmaatschappij Zeeland.
Waar de logica ophoudt
Rijksarchivaris Scherft maakte in 1980 gebruik van de toen nieuwe VUT-regeling. Koops was zijn plaatsvervanger en opvolger, maar was eigenlijk te jong om hem op te volgen. Bovendien bezat hij niet de kwalificatie van chartermeester eerste klas. Maar die jaren kwamen er veel banen bij en stapten veel chartermeesters van het rijk over naar gemeenten. Daarom werd Koops het voorbeeld voor carrièreperspectief in het archiefwezen. Met 32 jaar, de volgende dag werd hij 33, werd hij benoemd tot rijksarchivaris.
Als rijksarchivaris ging Koops voor Zeeland rondkijken in de archiefwereld. Er kwam een bibliotheek in het rijksarchief en één van zijn eerste ambtelijke brieven besloot hij met de historische woorden ‘en overigens ben ik van mening dat er een nieuw rijksarchief in Zeeland moet komen’. Het rijksarchief van Zeeland had in 1974 ernstig behoefte aan ruimte. “Maar zoals dat gaat bij de overheid, wordt er pas een oplossing bedacht als er echt een probleem is”, verduidelijkt Koops. “Daar komt mijn gezegde ‘waar de logica ophoudt, begint de rijksoverheid’ vandaan. Eerst moest er dus een probleem worden gecreëerd. Voor zover dat er al niet was, heb ik dat gedaan door vrijwilligers binnen te halen. Toen hadden we echt een ruimteprobleem.”
Vrijwilligers zijn heel belangrijk voor de voortgang.
In het rijksarchief en sinds 2000 het Zeeuws Archief werken in verhouding tot de medewerkers veel vrijwilligers. “Zij zijn deels verantwoordelijk voor het succes van bijvoorbeeld Zeeuwen Gezocht, onze website met meer dan zes miljoen persoonsgegevens. Vrijwilligers zijn namelijk heel belangrijk voor de voortgang. Een vrijwilliger wil iets doen dat maatschappelijk relevant is en wil snel resultaat van zijn arbeid zien. Een archivaris wil altijd het beste, maar het beste is vaak de vijand van het goede.” In geval van Zeeuwen Gezocht is ervoor gekozen de resultaten vrij snel, na een globale controle ter beschikking te stellen.
Een archivaris is als goede wijn
“Een archivaris is als goede wijn”, placht algemeen rijksarchivaris Ribberink te zeggen. “Hoe langer je ‘m laat liggen hoe beter hij wordt.” Zijn opvolger Eric Ketelaar dacht daar heel anders over. Koops: “Hij was ‘de manager’, ‘job rotation’ dat was het.” Koops voelde daar weinig voor. Hij was weliswaar met tegenzin naar Zeeland gekomen – ‘weinig winkels en geen uitgaansleven’ -, maar telde inmiddels zijn zegeningen. “Mijn kinderen reden pony en als ik op Den Haag CS uit de trein stapte, sloeg de benzinedamp op mijn keel. Ik zag geen meerwaarde in een andere baan.” Het jaarlijkse gesprek met Ketelaar dat standaard eindigde met de vraag waar Koops het volgende jaar zou zitten, werd door Koops altijd beantwoord met ‘in Zeeland’. Totdat het voor Ketelaar welletjes was. Koops kreeg een jaar de tijd te bedenken wat hij wilde gaan doen. “Ik werd voor het blok gezet, maar ik vond er wat op. Een deal. Ik stelde voor anderhalf jaar hoofd Archiefbeleid en Onderzoek (ABO) te worden bij de Centrale Directie in Den Haag, met de garantie dat ik daarna terugmocht naar Zeeland. En ik had een uitstekende plaatsvervanger voor het rijksarchief in Zeeland in Lieuwe Zoodsma.”
Den Haag: de andere kant van de medaille
In zijn functie van hoofd ABO in Den Haag startte Koops een pilot opleiding voor behoudsmedewerker. “Die functie bestond toen nog niet. Archiefinstellingen hadden alleen de twee gebruikelijke MBO-restauratoren. Dankzij de nieuwe conserveringsmedewerker kreeg nieuw binnengekomen archief sneller een plaats in het depot. Tijdens de conserveringsfase werd een schaderegistratie gemaakt, zodat op een later tijdstip benodigde restauratie – samen met andere vergelijkbare stukken – uitgevoerd kon worden.” De pilot had tot gevolg dat het rijksarchief in Zeeland twee conserveringsmedewerkers aanstelde, na het vertrek van één van de restauratoren. “Zeeland liep hiermee voorop. En als hoofd ABO kreeg conservering nog meer mijn aandacht. De opleiding voor conserveringsmedewerker werd opgenomen in het beroepsonderwijs.”
In Den Haag werd Koops ook plaatsvervanger van de algemeen rijksarchivaris in Den Haag en omdat Ketelaar vaak in het buitenland was hield het plaatsvervanger zijn ook echt iets in. “Ik heb geleerd dat je met twaalf archiefinstellingen altijd afhankelijk bent van de laatste. Ik heb daar de andere kant van de medaille ervaren. Na terugkomst uit Den Haag heb ik ervoor gezorgd dat we beter meewerkten en gevraagde informatie bijvoorbeeld op tijd aanleverden.” Een ander gevolg was dat hij nooit meer algemeen rijksarchivaris wilde worden. Die ambitie was weg.
Zeeuws Archief: een nieuw gebouw én een nieuwe organisatie
De ruimtenood van het rijksarchief dateerde uit de jaren zeventig, de erkenning van het probleem door het rijk uit de jaren tachtig. In de jaren negentig kreeg ook het gemeentearchief van Middelburg behoefte aan meer ruimte. Verder werden er plannen gemaakt voor een stadskantoor voor de gemeente Middelburg en een gemeentehuis voor de nieuwe gemeente Veere. Tegelijkertijd was er de landelijke trend om archiefinstellingen met andere erfgoedinstellingen te huisvesten in één gebouw. Het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zeeland was geboren. Koops: “De tijd was er rijp voor en bovendien was ik niet onacceptabel voor de gemeentearchivarissen van Veere en Middelburg.”
Je ziet dat het werkt. Onze bezoekers profiteren hiervan.
Het nieuwe Zeeuws Archief werd niet alleen de nieuwe huisvesting voor het rijksarchief in Zeeland en de gemeentearchieven van Middelburg en Veere, het werd ook een nieuwe organisatie waarin de drie instellingen fuseerden. Koops is trots op het resultaat: “Je ziet dat het werkt. Onze bezoekers – in het gebouw of via het web – profiteren hiervan. Ook met het gebouw en de locatie, gedeeltelijk in nieuwbouw en in de oude rechtbank aan en achter het Hofplein, is hij ingenomen. “Eigenlijk werden wij gebruikt om een probleem van de rijksgebouwendienst (RGD) op te lossen. De rechtbank was van het Hofplein verhuisd naar de Kousteensedijk. De RGD zocht naarstig naar een nieuwe gebruiker voor het leeggekomen monument en was daarom bereid geld te gaan zoeken en ons ‘naar voren te halen’. Hadden wij destijds nee gezegd, dan hadden we nu nog geen gebouw, dan was het weer achteraan aansluiten geweest.”
Dicht bij het vuur dankzij pilots
Koops heeft het Zeeuws Archief altijd naar voren geschoven bij landelijke pilot-projecten. “Je moet dicht bij het vuur zitten. Je mag niet afwachten. Je kan als organisatie niet zomaar instappen op een nieuwe ontwikkeling zonder dat de kennis ervoor in huis is. Het is beter zo snel mogelijk te beginnen, met het risico ook wel eens op je bek te gaan.” De strategie werkte meestal goed. “Maar soms was er een desillusie”, zegt Koops terugdenkend aan de invoering van het archiefbeheerprogramma archeion. “Door schaalproblemen werkte het in Zeeland ontwikkelde prototype niet in Den Haag, waarna we opnieuw konden beginnen.” Koops benoemt nog een voordeel van het meewerken aan pilots. “De medewerkers krijgen opdrachten vanuit de pilot, waardoor iedereen meegaat in het geheel. Dat bespaart mij als directeur veel uitleg. Alleen zou ik het niet redden.” Op dit moment neemt het Zeeuws Archief deel aan de werkgroep e-depot, het digitale depot voor gedigitaliseerde én digitale (digital born) archieven. “Een belangrijk vuurtje”, aldus Koops.
Chocola en babbelaars
“Het grote voordeel van rijksarchivaris in Zeeland zijn, is dat je dingen naar je toe kan trekken. Ik vond en vind educatie heel belangrijk. Ik heb bijvoorbeeld altijd ook zelf rondleidingen gegeven. In het oude rijksarchief kon ik blindelings het depot in lopen, naar de weeskinderen in de godshuizen die gingen varen voor de VOC, de bonnetjes voor de kleding die zij droegen, het boek met de recepten; op het menu stond elke dag erwten behalve een keer in de twee weken. Dan was er vlees.”
Een vast onderdeel van de rondleiding was een slavenboek uit het archief van de Middelburgsche Commercie Compagnie (MCC). “Rijksarchivaris Unger had er al over gepubliceerd. Iedereen kon ’t weten, maar het onderwerp slavernij bleef hangen in de studeerkamer. Het grote publiek bereikte het niet.”
Het gaat om herkenning, erkenning en naar buiten brengen.
In 2001 startte het ministerie van OCW op aandrang van Rick van der Ploeg het project Cultureel Erfgoed Minderheden (CEM), met als doel het cultureel erfgoed van minderheden in kaart te brengen, te bewaren en voor een groot publiek toegankelijk te maken. Binnen dit project fungeerde ook een werkgroep ‘slavernijverleden’. Koops zag zijn kans schoon en meldde zich aan als lid van de werkgroep. Even later werd hij gevraagd als bestuurslid van het Nationaal instituut Nederlands slavernijverleden en erfenis (NiNsee). Vanuit zijn betrokkenheid bij het onderwerp was hij de drijvende kracht achter het Zeeuwse jaar van het slavernijverleden (1 juli 2004 t/m 1 juli 2005). “Het gaat om herkenning, erkenning en naar buiten brengen. Het slavernijverleden is namelijk één medaille met een witte en een zwarte kant, niet twee medailles zoals in Nederland vaak werd beoordeeld. Het slavernijverleden was natuurlijk heel lang een ver van ons bed show totdat veel Surinaamse Nederlanders naar Nederland kwamen. Zeeland heeft een grote rol in het verleden van de slavernij gespeeld. De archieven van de MCC getuigen daarvan, maar ook de Zeeuwse chocola (die tot in de vorige eeuw beroemd was) en de Zeeuwse babbelaars.”
’n Zee van tijd
Koops vervulde zijn functie met plezier, maar hij vindt het fijn dat hij zich met sommige zaken niet langer hoeft bezig te houden. “Zoals de ‘repeterende breuk in het Zeeuws Archief’ oftewel de indexering; het uit elkaar lopen van de jaarlijkse indexering van de huur, die wij aan de RGD moeten betalen, en de huurbijdrage die wij van het ministerie van OCW krijgen om die huur te kunnen betalen. Weer zo’n aardig voorbeeld van ‘Rijkslogica’!” Ook de verantwoordelijkheid van zijn functie zal hij niet missen. “Die is met onsjes per jaar zwaarder gaan wegen.”
’n Zee van tijd, luidt de slogan van het Zeeuws Archief. De tijd die het pensioen oplevert gaat straks naar zijn kinderen en kleinkinderen, kamperen en fietsen in Frankrijk, en natuurlijk naar zijn vrouw met wie hij een boerderij in Serooskerke op Walcheren bewoont. Omringd door vruchtenbomen, een moestuin en een gazon die met veel liefde en aandacht worden onderhouden.
Meer dingen mogelijk maken
Vanaf de zijlijn zal Koops de ontwikkelingen in de archiefwereld met belangstelling blijven volgen. De vergevorderde plannen om de RHC’s die nu nog gedeeltelijk onder het ministerie vallen te decentraliseren naar de provincies ziet hij als de mogelijke grote stap voorwaarts. Daarnaast blijft landelijk overleg van het hoogste belang. “We moeten het archiefwezen zien als een geheel en overeenkomsten zoeken in plaats van verschillen. Dat gaat gelukkig steeds beter. Er wordt bijvoorbeeld gewerkt aan een landelijke genealogische database ‘Wiewaswie’, waarbij álle RHC’s en gemeentearchieven samenwerken. Het is echt heel bijzonder dat ik dat nog heb mogen meemaken.”
Dat ik dat nog heb mogen meemaken.
Toch is zijn vertrouwen in de rijksoverheid niet gegroeid. “Den Haag moet bij de les worden gehouden. Ik zit in de werkgroep lobby van de branchevereniging Brain om te lobbyen voor een e-depot voor digital born archives voor alle archiefdiensten in Nederland. Tegelijkertijd boog het rijksconsortium van het Nationaal Archief en alle RHC’s zich over de oprichting van een gezamenlijk e-depot. Ik heb er steeds op aan gedrongen dat Brain en het rijksconsortium samen zouden optrekken.” Dat kostte tijd en overtuigingskracht, maar nu werken beide samen. Koops is tevreden. “Ik vlei mij met de gedachte dat ik een bijdrage heb geleverd aan het feit dat het Nationaal Archief, de RHC’s, het Gemeentearchief Rotterdam, het Stadsarchief Amsterdam, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) en Brain nu gezamenlijk het probleem van de digitale duurzaamheid willen oplossen.” En dat is ook wat hij zal gaan missen na zijn afscheid: het zoeken en vinden van samenwerking met en tussen andere partijen, of zoals hij het zelf verwoordt: “meer dingen mogelijk maken”.
-
Lineke van den Bout, webcoordinator Zeeuws Archief op 5 juli 2010 om 14:21 uurDe teksten van de lezingen zijn inmiddels beschikbaar! Zie de rechtermarge bovenaan.
